Las empresas, contratistas individuales y organizaciones sin fines de lucro elaboran declaraciones de política para expresar las pautas que rigen la ejecución y la participación en sus servicios. Estas políticas establecen protocolos y establecen parámetros a los que todos los que celebran un contrato o visitan una ubicación deben cumplir. La elaboración de estas políticas comienza con el aporte de todas las entidades de la organización, además de establecer una correlación directa con los objetivos de la empresa. Para los redactores de políticas, la investigación, la preparación y las decisiones sobre formatos y distribución dominan la mayor parte del proceso de redacción del protocolo.
Prepárese para escribir. Reúna materiales para tomar notas, asegure una computadora o procesador de texto designado y elija un espacio para llevar a cabo la mayor parte de la escritura. Además, elija el idioma principal de la política o protocolo al considerar el estilo de redacción y los tipos de fuente para el documento de la política.
Lleve a cabo una reunión con el personal clave para obtener información sobre la creación de una nueva política o documento. Por ejemplo, los parámetros de la política de seguridad física requieren que tanto un representante de recursos humanos como el personal de seguridad proporcionen sus puntos de vista sobre los requisitos de la política. Tome las actas de las reuniones para utilizarlas en la creación de políticas o protocolos a partir de la información recopilada.
Evaluar la empresa o misión de servicio. Utilice el lenguaje y la aplicación de la misión de la empresa como guía para el tono general de la política o el protocolo. Por ejemplo, la repetición de medidas de planificación y presentación de informes cuidadosas tiene una importancia significativa para los responsables políticos dentro de la comunidad de seguridad industrial.
Investiga la audiencia. Cuente el número de clientes, contratistas o empleados que constituyen la audiencia principal para el documento de política. Identifique la ubicación relacionada con el trabajo o el negocio de estas personas para determinar los requisitos de ubicación y distribución. Además, revise las descripciones y los contratos de los empleados para su posible inclusión en el documento de la política.
Revise la disposición física del lugar de trabajo o espacio empresarial. Documente las dimensiones, las vías de tráfico existentes y las áreas dedicadas, como baños y salones para empleados, para usar en la creación de una parte ambiental y de seguridad del documento de protocolo. Póngase en contacto con agencias externas, como el departamento de bomberos local o la organización de seguridad ocupacional, para determinar requisitos tales como límites de capacidad máxima y dispositivos obligatorios de seguridad contra incendios.
Revise los documentos existentes de la empresa. Reúna todas las cartas de políticas de la empresa, manuales de protocolo anteriores y documentos relacionados con el servicio para utilizarlos en la construcción de un nuevo documento de políticas y procedimientos. Identifique información obsoleta y actualice los datos esenciales según sea necesario. Para los formularios que requieren firmas oficiales, localice al firmante original o a un sustituto o sustituto adecuado. Deseche adecuadamente los datos desactualizados que aún pueden contener información confidencial.
Investigar la seguridad y el uso del producto. Los distribuidores, minoristas o fabricantes de productos deben investigar el uso adecuado y las medidas de seguridad de un producto vendido o fabricado. Agregue esta información a la sección de procedimientos de los manuales de políticas de servicios mientras presenta datos de seguridad y emergencia. Agregue datos de manejo y eliminación seguros para artículos existentes como o que contienen material peligroso.
Crea múltiples formatos. Las versiones electrónicas y de libro de la política o protocolo proporcionan conveniencia para la audiencia del documento. Los documentos de política electrónica permiten a los lectores revisar convenientemente la política desde múltiples ubicaciones. Además, el formato de libro o copia impresa proporciona una versión física para una revisión rápida cuando sea necesario.
