La creación de un manual de políticas y procedimientos ayuda a proporcionar protocolos claros para la coherencia en una organización. Los empleadores establecen qué es un comportamiento aceptable en áreas que van desde el código de vestimenta hasta las relaciones con los clientes. Los empleados lo leen y firman una carta de reconocimiento, aceptando cualquier ramificación por violar las políticas establecidas en el manual. Concéntrese en las áreas clave al escribir un manual de políticas y procedimientos para una organización sin fines de lucro.
Áreas clave de enfoque
Organización y gestión: En esta sección, indique las declaraciones de misión y visión de la organización. Detalle el estado sin fines de lucro al incluir los estatutos y los artículos de incorporación registrados con el Secretario de Estado. Después de definir la organización, detalle los roles y deberes clave de administración. Un organigrama ayuda a todos los empleados a comprender quién es responsable de qué y de la cadena de mando.
Recursos humanos: En la sección de recursos humanos, defina las responsabilidades de la junta directiva, cómo se cultivan y desarrollan los voluntarios y cómo se capacita al personal. Incluya políticas de personal que incluyen conducta, rúbricas de desempeño, beneficios y reglas con respecto a la compensación.
Recaudación de fondos: A las organizaciones sin fines de lucro se les otorga el estado de exención de impuestos a través del Servicio de Impuestos Internos. Este estado es revocable si la organización sin fines de lucro no se comporta adecuadamente. Esta sección explica los usos sin fines de lucro para la recaudación de fondos, incluidas subvenciones, donaciones, patrocinadores corporativos o eventos. La administración financiera también debe explicarse, destacando cómo los presupuestos designan qué se destina a los programas sin fines de lucro y qué se destina a las operaciones.
Leyes y regulaciones: Describa las leyes, impuestos y regulaciones que afectan las operaciones sin fines de lucro. Estos incluyen, pero no están limitados, a las actividades de promoción y cabildeo llevadas a cabo por la organización.
Desarrollando las Políticas y Procedimientos
Debido a que el manual de políticas y procedimientos se convierte en la vía para responsabilizar a las personas, es importante diseñar las políticas de manera consistente en formato y tono.
Las políticas: Para mantener la uniformidad con las políticas, use una plantilla. Cada política debe tener un título de política que indique el contenido. Definir un propósito para la política. Un ejemplo de un propósito de política podría ser "Asegurar la responsabilidad fiscal con los ingresos de recaudación de fondos". Si existe una ley o estatuto relacionado con la política, indíquelo para proporcionar una validación adicional a la necesidad.
Definir el alcance de la política. Esto podría incluir si la política se aplica a todos, miembros de la junta directiva o solo a un determinado grupo de empleados, como un equipo de recaudación de fondos. Para organizaciones grandes, incluya el nombre y número de contacto de la parte responsable pertinente a la política específica. Por ejemplo, enumere la información de contacto del asesor legal con la información relacionada con las políticas de reglas y regulaciones de cabildeo.
Procedimientos: Explique cómo se hacen las cosas en simples pasos. Si bien las políticas y los procedimientos se pueden combinar en algunos escenarios, los procedimientos generalmente son una sección separada para los procesos clave. Identificar procedimientos clave y áreas de solución de problemas. Esto incluye procedimientos de apertura y cierre. Desarrollar procedimientos para solucionar problemas de computadora, contraseña u otros problemas técnicos. Crear procesos para problemas de clientes escalados. Cualquier tarea realizada que requiera consistencia o que haya miembros del personal que la cuestionen se convierte en un procedimiento descrito en el manual.
Los procedimientos consistentes ahorran tiempo de trabajo porque los empleados tienen recursos para hacer las cosas sin liderazgo o asistencia de apoyo o intervención.
