Cómo utilizar una base de datos para cuentas de hotel. Independientemente de que se vendan todos los tipos de software de hostelería de propiedad exclusiva, todavía hay que elegir cómo administrar las cuentas de hoteles y qué tipo de base de datos debe usar. El tipo de hotel, el tamaño de la cadena hotelera y el presupuesto son factores para decidir cómo almacenar la información del cliente.
Artículos que necesitarás
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Software de base de datos (MS Access o propietario)
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Estaciones de trabajo
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Personal capacitado en informática
Analizar las necesidades del hotel en particular. La seguridad puede ser una preocupación, así como la cantidad de información necesaria para atender a los clientes. Las empresas de alto nivel pueden usar información detallada en una base de datos para prever y satisfacer las necesidades de un cliente individual.
Incluya las tablas generales para el nombre y apellido, la dirección y el teléfono, y los números de tarjetas de crédito almacenadas. Incluya cualquier cosa que ayude a proyectar cómo un cliente utiliza el hotel, desde información sobre automóviles hasta movilidad limitada.
Añadir tablas enlazables para el historial de estancia. Las tablas de historial de permanencia deben configurarse de modo que se puedan consultar para ejecutar informes sobre cuándo se llenarán las habitaciones y cuándo habrá muchas vacantes.
Mantener la información de contacto actualizada. Haga que los contactos se muestren como cortesía en los registros de recepción para asegurarse de que pueda comunicarse con un cliente si es necesario.
Prepare una lista de cuentas diaria vinculada que el personal de recepción pueda usar para registrar el efectivo y los créditos recibidos y las habitaciones llenas, para un día / noche actual. Estos informes son indispensables para una auditoría nocturna.
Consejos
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Aproveche el software específico de la cadena. Siempre verifique primero si la administración corporativa o anterior tiene un software que funcione y si alguien puede decirle cómo se usa. La contabilidad hotelera es una práctica que se pone a prueba con el tiempo. Empezar de nuevo puede ser difícil. Se puede hacer una lista diaria de cuentas en MS Excel y se puede vincular a su base de datos. El personal de recepción debe poder completar las diversas funciones de Excel sin demasiados problemas, y no tienen que navegar por la base de datos para hacerlo.
