No importa cuánto efectivo tenga un grupo en sus cofres, buscar la manera de ahorrar dinero en los eventos tiene buen sentido comercial, y más aún si ese evento tiene la intención de recaudar fondos para la organización. Mantener los costos bajos con una planificación inteligente y creativa implica tiempo adicional de reunión y priorización en lugar de complacerse. La recompensa podría generar más dinero del que usted ha pagado, o al menos ayudar a evitar comenzar el próximo trimestre en rojo debido a una fiesta.
Planea con antelación. La mejor manera de fijar precios y encontrar buenas ofertas requiere que su comité de eventos se reúna con al menos seis meses de anticipación para buscar gangas. Tratar de juntar algo en el último momento no proporciona ninguna sala de negociación, lo que le permite pagar el precio completo por algo que de otro modo podría haber costado o menos.
Haz un presupuesto y apégate a él. Cuando hacer las cosas a bajo costo es la meta, crear un número sólido antes de comenzar ofrece límites cuando comienza la lluvia de ideas y permite a un grupo priorizar a dónde van esos dólares.
Discuta las maneras de ahorrar dinero desde la puerta. Vea opciones como pedirle a un donante comprometido que ofrezca su hogar para una fiesta en la casa o intercambiar horas de voluntariado en el centro comunitario local a cambio del uso gratuito de sus instalaciones. Si hay una escuela de cocina cerca, publique folletos en busca de estudiantes deseosos de probar sus nuevas habilidades culinarias para atender su evento o pregúntele a un profesional si puede reducir los costos al proporcionar sus propios camareros o camareros.
Investigue el costo de los elementos de la lista de verificación antes de comprometerse con una idea o contrato. Las salas de alquiler, los servicios de catering, los músicos, los costos de impresión y los adornos para fiestas se acumulan rápidamente. Antes de que todos se sientan entusiasmados con una instalación determinada o una banda que conozca, baje el precio real.
Usa los recursos a la mano. Acuda a su junta directiva o base de voluntarios para ayudar con el evento, ya sea imprimiendo y entregando volantes para ahorrar costos de impresión o pidiendo a alguien que done o ofrezca equipos AV para la presentación de la noche. Aprovechar su base principal puede generar ahorros significativos.
Forme un equipo con otro grupo de ideas afines para organizar un evento. Esto no solo permite compartir costos y obligaciones, sino que también promueve su evento entre una audiencia extensa y puede generar una mayor exposición.
Hacer uso de materiales de redes gratis. Si bien las promociones en línea son rápidas y fáciles, su grupo también puede hacer uso de los boletines comunitarios ofrecidos por radio, televisión y periódicos. Escriba y distribuya comunicados de prensa de su evento y promueva un ángulo que pueda darle a su evento un lugar en las noticias locales.
No asuma que va a obtener algo por nada. Es posible que tenga la organización comunitaria o sin fines de lucro más querida en el área, pero eso no necesariamente equivaldrá a un viaje gratis para bienes y servicios. Cuando solicite descuentos o donaciones, ofrezca algo a cambio, como una mención destacada en todos los materiales promocionales, invitaciones a boletines y visibilidad en el evento.
Consejos
-
Esté atento a los costos ocultos, como los cargos de alquiler adicionales, los cargos por pago atrasado o los recargos por propinas, y haga todo lo posible para tenerlos en cuenta o evitarlos todos juntos.
