Tu habilidad para comunicarte efectivamente impactará directamente tu éxito en el trabajo. Es crucial que sepa cómo escribir y enviar correspondencia que sea concisa y comprensible. El memo comercial es un documento breve que se dirige a un grupo específico de personas y se enfoca en un propósito específico. Una nota bien escrita le ayudará a comunicarse de manera eficiente y lograr resultados. Además de escribirlo correctamente, es crucial asegurarse de que su memo se envíe correctamente a las personas que más lo necesitan para leerlo.
Elaborando tu Memo
Piensa en tu audiencia. Antes de comenzar a redactar su nota, considere el nivel de educación y la experiencia de las personas con las que se está comunicando. También tenga en cuenta las necesidades de sus destinatarios. Algunas personas pueden necesitar instrucciones más detalladas y pautas específicas y establecidas, mientras que a otras se les puede proporcionar una información muy general y luego tomar la iniciativa por su cuenta.
Utilice el formato de encabezado correcto. En la línea "Fecha", use abreviaturas estándar. Para "Para", debe enumerar a cada persona que recibirá la nota por su nombre. No uses apodos. Use los nombres y apellidos, y ordénelos alfabéticamente o por posición dentro de la empresa. Para la línea "De", use su nombre y apellido, así como en qué departamento está, si corresponde.
Elija una línea de asunto que sea específica e informativa. A menudo, las personas envían notas con líneas de asunto que son vagas y generales. Una específica y concisa les dará a los destinatarios una idea mucho mejor de a qué se refiere la nota. Por ejemplo, una línea de asunto general diría "Reunión", pero una línea de asunto específica podría decir "Presentación del equipo de ventas para la reunión del viernes".
Abrir con los detalles. No pierdas el tiempo con el chat o el fondo. La primera parte de su nota debe decir exactamente lo que necesita. Utilizando el ejemplo anterior, de la presentación del equipo de ventas, podría comenzar con "En la reunión del viernes, el equipo de ventas presentará una presentación de diapositivas con las cifras de ingresos y cuentas por pagar del primer trimestre".
Escribe tu memo, evitando la voz pasiva. Una nota está diseñada para compartir información y solicitar asistencia, por lo que necesita usar una voz activa. En gramática y escritura, voz activa significa que el sujeto de una oración está activo, haciendo o siendo algo, en lugar de que le pasen otras cosas. La voz activa se leería como "El equipo de ventas presentará una presentación de diapositivas". Un enfoque pasivo se expresaría como: "Nos gustaría que el equipo de ventas considere una presentación con diapositivas".
Escribe una conclusión. Su conclusión no tiene por qué ser complicada, pero debe resumir los puntos clave a los que se hace referencia en la nota.
Edita tu trabajo. Pocas cosas son tan embarazosas como enviar un memo de negocios y luego darse cuenta de que has dejado un gran error ortográfico justo en el medio. Revise su memo antes de enviarlo, y además de hacer correcciones, elimine las palabras innecesarias. Mantenga su nota concisa.
Enviar su memo
Envíe su memo. Si lo está enviando a través del correo entre oficinas, asegúrese de que cada persona mencionada en la nota obtenga su propia copia. Nadie debería tener que compartir un memo con el chico en el siguiente cubículo.
Usa el correo electrónico si es una opción. Se debe enviar una nota de correo electrónico a todos al mismo tiempo, pero es posible que desee hacer una copia oculta de algunos de los destinatarios. Si está enviando un correo electrónico con su nota, ponga el asunto de la nota en el asunto del encabezado del correo electrónico. No uses fuentes lindas o coloridas, imágenes u otros complementos de correo electrónico.
Haz seguimiento una vez que hayas enviado tu memo. Si hay una fecha límite mencionada en la nota, asegúrese de consultar con los destinatarios más adelante.
Consejos
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Asegúrese de que su nota siga las pautas de la compañía con respecto a las viñetas, el espacio entre párrafos, etc.
Advertencia
Si está utilizando el correo electrónico para enviar una nota, verifique dos veces antes de presionar la tecla "Enviar". Querrá ser cauteloso acerca de quién recibe información confidencial o de propiedad por correo electrónico.
