Planear una ceremonia innovadora puede ser relativamente fácil o muy difícil, dependiendo de la época del año, el tipo y número de personas involucradas y la cooperación de la prensa local. A continuación, se incluyen algunos consejos para planificar una ceremonia de inauguración exitosa.
Pre-planificación del programa de la ceremonia de inauguración
Establecer una fecha y hora para la ceremonia. Asegúrese de tener en cuenta la disponibilidad de los representantes que deben participar.
Establecer el programa para el evento.
Haga una lista de todos los individuos que serán invitados. Puede incluir funcionarios de la ciudad, del condado e incluso estatales y federales; la cámara local de comercio y grupos de desarrollo económico; ejecutivos de la empresa u organización para los cuales se está produciendo la innovación; y la prensa local.
Desarrollar un plan de contingencia para el mal tiempo. Esto podría incluir una ceremonia corta en el exterior para que los funcionarios caven la primera pala de tierra y el resto de la ceremonia se realice en un lugar cercano cercano o en un área de tiendas de campaña. Si el clima prohíbe cualquier ceremonia externa, decida si cambiar la ceremonia a una alternativa de fecha de lluvia o eliminar la excavación ceremonial y mantener todo en un lugar interior.
Determine la mejor manera de extender la invitación al evento. Si el evento está cerrado al público, invite a los participantes por correo, teléfono o correo electrónico directo. Si está abierto al público, las invitaciones también pueden publicarse en el periódico local y publicarse en anuncios de servicio público en la radio y la televisión.
Llame para confirmar que la fecha y la hora de la ceremonia están en el horario de cada persona que está en el programa. Asegúrese de que todas las personas a las que se les pedirá que hablen o hagan algo para el evento entienden sus funciones dentro del programa y la cantidad de tiempo que tienen para hablar.
Lleve un registro de todos los RSVPs con fines logísticos. Si un orador del programa abandona en el último momento, tenga un orador alternativo en mente para tomar su lugar y hacer los arreglos necesarios tan pronto como sea posible.
Preparándose para la Ceremonia
Llame a la cámara de comercio local o al grupo de desarrollo económico para averiguar si tienen un kit innovador. La mayoría de las organizaciones de este tipo tendrán cuerdas o cintas para marcar el sitio, así como una pala dorada (u otro color) y cascos para la ceremonia. Por lo general, proporcionarán esos mensajes gratis para los miembros de su grupo. Si esas cosas no están fácilmente disponibles, entonces determine cómo obtener lo que quiere o necesita por su cuenta.
Establecer un presupuesto para el evento. Si no hay presupuesto disponible, determine las formas de obtener las donaciones necesarias para que la ceremonia se realice según lo planeado.
Decidir sobre las decoraciones si van a ser necesarias. Tenga en cuenta tanto los planes originales como los de contingencia. Téngalos en su lugar al menos una hora antes de que comience el evento.
Haga arreglos para refrescos y productos de papel si es aplicable. De lo contrario, asegúrese de que, como mínimo, haya agua dulce disponible para los oradores del programa.
Organizar para sentarse tanto en el interior como en el exterior alternativas. Si los asientos no son factibles para todos debido al tamaño de la audiencia o donde se lleva a cabo el evento, haga arreglos para que los participantes del programa y otros dignatarios se sientan estrictamente. Determine si habrá asientos asignados. Si es así, haga una tabla de asientos para que todos los involucrados en la ceremonia sepan dónde se sentarán los participantes del programa y otros dignatarios.
Haga arreglos para una tienda de campaña si es necesario. Asegúrese de que esté en funcionamiento y en su lugar unas pocas horas antes de que comience el evento.
Haga arreglos para un sistema de sonido si es necesario. Asegúrese de que esté configurado y probado antes de que comience la ceremonia.
Haga arreglos para los recipientes de basura, si corresponde. Asegúrese de que estén colocados discretamente antes de que comience el evento.
Haga etiquetas de identificación para todos los dignatarios que asistan al evento para que puedan ser fácilmente identificados. Haga arreglos para que alguien los reciba cuando lleguen y los asiente.
Marque el sitio de excavación con una cuerda o banderas para que las personas sepan específicamente dónde ir. Organice un camino de plástico para dejar caer la ropa si el sitio está embarrado para evitar dañar los zapatos de los participantes.
Asegúrese de que todos los participantes en la excavación tengan un casco. Tenga en cuenta que tales sombreros pueden ser necesarios para todos los participantes si la ceremonia se lleva a cabo dentro de un área designada para cascos.
Realizando la Ceremonia
Asegúrese de que todos los participantes estén en sus lugares asignados antes de que comience la ceremonia. Asegúrese de que entiendan sus parámetros y la cantidad de tiempo que tienen para hablar.
Llame a los participantes para ordenar antes de que comience la ceremonia. Dé la bienvenida a todos a la ceremonia y presente al primer orador cuando sea el momento de comenzar. Resuma cualquier requisito logístico, como el sitio de refrescos o la ubicación de los baños.
Tome fotos del evento según sea necesario. Otra opción es hacer arreglos para obtener copias de las fotos tomadas por la prensa.
Mantener el flujo del programa de principio a fin. Si es necesario, intervenga y hable de forma extemporánea para mantener el programa en marcha o para cubrir a cualquier participante faltante.
Cuida la limpieza una vez que el evento haya concluido. Asegúrese de que se recoja toda la basura y de que el sitio vuelva a la condición en que se encontraba antes de que comenzara el evento.
Artículos que necesitarás
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Lista de representantes de la prensa local.
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Lista de la ciudad, condado, estado y representantes federales
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Invitaciones
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Cuerda para marcar el sitio
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Pala
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Cascos para los participantes.
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Cámara
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Decoraciones
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Refrescos
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Equipo de marcado de sitio
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Etiquetas de nombres
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Mesa y sillas
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Podio con sistema de sonido.
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Tienda
Consejos
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El "lugar" corresponde al sitio innovador. El único momento en que podría cambiar es debido al tamaño de la audiencia o las condiciones climáticas. Puede ser imposible conseguir que todos se encuentren en el lugar correcto en el momento adecuado, así que tome una fecha y hora que cumplan con los horarios de los involucrados. Las ceremonias de inauguración suelen incluir una excavación ceremonial de la primera pala de tierra. También pueden incluir comentarios del alcalde u otros funcionarios de la ciudad, estatales o federales, líderes de la Cámara de Comercio o de la agencia de desarrollo económico, y funcionarios de la empresa u organización que tenga la iniciativa. En la mayoría de los casos, es mejor tratar de trabajar sin un sistema de megafonía debido a la molestia y el gasto que implica la configuración de uno. Mantenga los refrescos simples, como la torta y el ponche. La mayoría de las personas involucradas en el evento tienen horarios ajustados y no tienen tiempo para buffets o cenas prolongados. Asegúrese de que estén en su lugar al menos una hora antes de que comience el evento. Use etiquetas de identificación solo si son necesarias. Los cascos a menudo se pueden tomar prestados de la industria local si los fondos no están disponibles para la compra. Siempre esté preparado para intervenir y hacer todo lo que sea necesario para asegurar un resultado exitoso. Agradezca a los participantes por haber llegado verbalmente o por comunicación escrita.
Advertencia
Nunca tenga al público dentro de un área de casco sin seguir el protocolo adecuado según lo establecido por la ciudad, el estado y los gobiernos federales.
