Es difícil hacer un seguimiento de un negocio a medida que crece. Puede llegar a ser aún más confuso cuando intenta comprender cómo ha cambiado la estructura a lo largo del tiempo, por ejemplo, mediante cambios de expansión o administrativos. El mapeo de procesos ayuda a la administración a ver los cambios por medio de un diagrama. Sin embargo, para que el diagrama sea preciso, se deben seguir ciertas reglas al construir un mapa de proceso.
Definir los símbolos del gráfico
Cada mapa de proceso tiene un conjunto de símbolos que representan diferentes tareas. Antes de comenzar a construir un mapa de proceso, estos símbolos deben definirse. Los óvalos, por ejemplo, muestran la entrada al inicio del proceso o la salida al final del proceso. Las cajas o rectángulos muestran tareas o actividades que tienen lugar durante el proceso. Las flechas muestran la dirección del flujo y los diamantes muestran puntos en el proceso cuando se hacen preguntas o se necesita una decisión. (Para un ejemplo, ver Recursos).
Define el proceso
Determine dónde comienza el proceso y dónde termina. El mapeo de procesos generalmente se realiza cuando cambia la forma en que las personas realizan su trabajo, por ejemplo, agregando un proceso automatizado, cuando su empresa se está fusionando con otra compañía, cuando está introduciendo una nueva línea de productos y necesita comprender el impacto que tendrá. tenga en su personal, tareas y tecnologías, y cuando esté tratando de reducir costos y mejorar la eficiencia. Determine lo que está tratando de hacer, cuándo comienza, cuándo termina y nombre su mapa de proceso como corresponda.
Listar los pasos
Los pasos pueden mostrar suficiente información o una abundancia de detalles. Cualquiera que sea el camino que elijas, mantén la redacción simple. Escriba cada paso en forma de "verbo-objeto" tal como "plan de acción".
Crear una secuencia
Usando notas Post-It o tarjetas de índice, asigne los pasos de izquierda a derecha en forma de diagrama. No te preocupes por dibujar flechas o figuras por el momento. Eso sucede una vez que tienes una idea visual de cómo se verá tu mapa.
Dibuja el diagrama
Dibuje los símbolos basándose en las reglas que ya definió para cada forma: los óvalos representan la entrada y la salida, por ejemplo. Después de que los símbolos estén en su lugar, dibuja las flechas. Si una forma requiere más de una flecha, es posible que deba colocar un diamante de decisión allí para que cuando llegue a ese paso, sepa que hay alternativas que deben ser consideradas. Al dibujar la tabla, use un enfoque de modelo de sistemas, donde cada paso está vinculado al siguiente paso o resultado por una flecha. Asegúrese de que el modelo esté completo e incluya información pertinente.
