La transición del uso de papel y lápices o una variedad de programas de computadora independientes a un sistema de información integrado es una señal segura del crecimiento de las pequeñas empresas. A diferencia de un sistema manual desarticulado, un sistema basado en tecnología maneja todos los aspectos de almacenamiento, procesamiento, distribución y comunicación de información comercial desde una ubicación central. Si bien los objetivos primordiales a menudo se centran en los beneficios intangibles, como obtener una ventaja competitiva o aumentar la satisfacción del cliente, muchas empresas también disfrutan de beneficios tangibles como el ahorro de costos, un mejor control y menos errores de entrada de datos.
Definiendo lo tangible
Lo que incluya en una lista de beneficios tangibles depende de si clasifica estos beneficios utilizando una definición estrecha o amplia. Si su empresa utiliza una definición limitada, los beneficios tangibles son solo aquellos que puede cuantificar y medir en términos monetarios. Estos incluyen tanto la reducción inmediata de costos como el ahorro a largo plazo. Una definición amplia también incluye beneficios casi tangibles que no puede cuantificar en términos monetarios, pero que puede ver, tocar o sentir directamente.
Beneficios de ahorro de costos
Aunque a menudo lleva tiempo comenzar a darse cuenta de que los beneficios y los gastos no se reducen de la noche a la mañana, con el tiempo los beneficios financieros se vuelven más obvios Además, estos beneficios a menudo se producen en una secuencia. Por ejemplo, un sistema de información aumenta la productividad, lo que puede llevar a reducciones de la fuerza laboral, lo que disminuye sus costos operativos. También puede mejorar la eficiencia de la ordenación de inventarios, que a menudo reduce el tiempo de entrega y da como resultado una disminución de los requisitos y costos de mantenimiento de inventarios.
Mejor control interno
Una serie de beneficios tangibles trabajan para mejorar los controles internos preventivos y de detección. Por ejemplo, un sistema de almacenamiento de información centralizado permite mejorar los controles de acceso. Los informes más rápidos, que a menudo se traducen en comentarios en tiempo real, aumentan la responsabilidad y reducen las posibilidades de abuso de activos comerciales, fraude o robo interno. Además, el seguimiento automático no solo facilita la búsqueda de documentos actuales e históricos, sino que también le permite construir y revisar registros de auditoría completos para la mayoría de las transacciones.
Aumento de los ingresos
Un sistema de información puede mejorar el tiempo de respuesta y aumentar los ingresos por ventas. Los beneficios tangibles, como una mejor disponibilidad de datos y menos cuellos de botella de información en la parte de gestión de inventario de un sistema de información, pueden ayudar a aumentar las ventas al reducir las existencias y los pedidos pendientes. En la parte de gestión de relaciones con el cliente, un acceso más fácil a la información de un cliente puede significar la diferencia entre realizar y no realizar una venta. También permite a las personas de ventas y servicio al cliente controlar el historial de pedidos de un cliente y programar las llamadas de ventas oportunas.
