¿Reunion importante? Próxima unidad de sangre? Puede haber muchas razones para enviar un memo comercial persuasivo. Cualquier nota distribuida debe estar bien escrita porque representa a usted y a su departamento. Y, por supuesto, desea persuadir a las personas para que asistan, se registren, den o lo que les pidan que hagan. Seguir algunas pautas al redactar memos persuasivos puede ayudarlo a obtener los resultados que desea.
Identifique su audiencia
Entender al lector o al público objetivo. Es probable que un memo para su equipo sea diferente en tono a un memo a la junta directiva. Si bien siempre es de naturaleza profesional, algunos memos deben ser más formales en el habla. Otros factores, como la edad, el género y el nivel educativo, también pueden jugar un papel en la redacción de una nota persuasiva.
Estado su tema
Puede sonar tonto, porque está pensando, por supuesto, que sabe de qué tratará su nota. Sin embargo, escribir un tema claro para su carta lo ayuda a concentrarse exactamente en lo que quiere que suceda. Declararlo sucintamente lo ayuda a llegar al punto sin demasiados comentarios adicionales. Indicar que el tema es solo para su referencia mientras escribe. No anuncias tu tema a los lectores. Por ejemplo, su tema podría ser "apoyar la unidad de donación de sangre el próximo martes".
Esbozar la nota
Ooh, es esa palabra odiada desde séptimo grado hasta la escuela secundaria, "bosquejo". Relajarse. Esto es solo un informal Esquema de quién es el lector, qué quiere que haga y por qué debería hacerlo. Nadie verá esto excepto tú; ningún gramático colgará sobre su hombro o le tomará un bolígrafo rojo porque no siempre tuvo un punto B con su punto A. Este esquema solo le ayuda a ordenar sus pensamientos. Su esquema podría ser solo puntos en orden:
- Apoya la unidad de sangre el próximo martes.
- Las unidades de sangre salvan vidas.
- Todos los tipos de sangre son necesarios.
- Pedir hora.
Agregue notas al esquema donde los detalles tengan sentido:
- Apoye la donación de sangre el próximo martes, 25 de septiembre, de 8 a.m. a mediodía
- Las unidades de sangre salvan vidas.
- Todos los tipos de sangre son necesarios.
- Haga una cita para que no tenga que esperar. Llamada ____
Mantenlo corto y enfocado
Comience a escribir utilizando su esquema y notas. Recuerda que los memos son cortos y enfocados. Describa de manera sucinta, pero en detalle, qué quiere que haga el lector, por qué, cómo y cuándo. Enumere los beneficios de tomar acción. Lograr que la gente esté de acuerdo con lo que está proponiendo y haga lo que solicitó es el objetivo final de una nota persuasiva. Pero para convencer a la gente de que lo que estás sugiriendo es una buena idea, debes dar a los lectores las razones por las que deben cumplir. Dígale a la gente qué se ganará y dé las principales ventajas de hacer lo que pide.
Editar y reescribir
Compruebe si hay errores de ortografía y gramática. Si bien la idea detrás del memo es importante, las cosas pequeñas también cuentan. Un memo será más persuasivo si está bien escrito y libre de errores gramaticales y tipográficos. Los empresarios tienen altas expectativas. Si el memo es persuasivo pero tiene errores notorios, estos errores reducirán el impacto y la efectividad del memo. Después del primer borrador, déjelo a un lado y vuelva a él en unos minutos o unas horas, según el tiempo que tenga antes de enviarlo. Vuelva a leer la nota y realice los cambios que cree que la mejorarán.
Por ejemplo, si crees que podría usar más persuasión, haz una pequeña investigación para obtener datos convincentes:
- Apoye la donación de sangre el próximo martes 25 de septiembre, de 8 a.m. a mediodía.
- Las unidades de sangre salvan vidas. Solo el año pasado, se usaron ____ pintas de sangre en nuestro hospital local debido a emergencias y transfusiones. Todo gracias a los donantes de sangre.
- Todos los tipos de sangre son necesarios.
- Llame al ____ para hacer una cita para que no tenga que esperar.
Pida su opinión primero
Antes de enviar el memo, obtenga comentarios de otros. Pida a algunas personas cuyas opiniones valore que lean antes de enviarlo. Pregunte si se les persuadiría a tomar medidas y si no, por qué. Escuche cualquier sugerencia e intente incorporar cualquier idea útil en la nota. Una nota persuasiva usualmente toma algunos borradores antes de que sea lo suficientemente bueno para ser distribuido.
