La comunicación dentro de una organización es crítica. Cuanto más conectados e informados estén los empleados, más confianza se sentirán hacia su empleador. La investigación indica que los empleados prefieren la interacción cara a cara con sus superiores, pero las limitaciones de tiempo y el tamaño de una organización no siempre permiten tal enfoque. Los memos de la compañía son otra forma de comunicar información importante a la audiencia interna de una organización. Menos formales que las cartas comerciales, pueden anunciar nuevas políticas o cambios organizativos, entregar la información solicitada o servir como una actualización del proyecto. Aprender a escribir un memo de la compañía que proporciona información que los empleados necesitan ayudará a fortalecer el "poder interno" de su compañía.
Artículos que necesitarás
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Imagen digital del logo de la empresa.
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Software de publicación de escritorio
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Impresora
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Papel
Inserte el logotipo de la empresa como una imagen en la parte superior de su página.
Cree un título que lea (en mayúsculas) "MEMO", "MEMORANDUM" o "CORRESPONDENCIA DE INTERFERENCIA". Esto puede centrarse en la parte superior o alinearse con el margen izquierdo.
Después del título, inserte una línea de espacio y luego las palabras "A:", "DE:", "FECHA:" y "SUJETO:" (también puede sustituir "RE:" en lugar de "SUJETO:") con La información adecuada seguida de un retorno duro. El arreglo puede variar. Cada elemento puede tener su propia línea para un total de cuatro líneas, o puede dividir en dos columnas: la primera contiene "TO:" y "FROM:" y la segunda con "DATE:" y "SUBJECT". incluya una dirección interna o saludo ("Estimado …").
Comience el cuerpo de su nota en la segunda o tercera línea debajo del encabezado. Si su memo es un mensaje de rutina, abra de manera directa. Los memos que envían malas noticias deben abrirse con una declaración neutral estrechamente relacionada con el tema de la nota, conocida en la comunicación empresarial como un búfer, para preparar a los lectores para la información negativa. Dependiendo de las noticias, puede elegir entre varias estrategias para esta apertura. Asegúrese de que sea sincero, relevante, honesto y breve.
Utilice el resto de su espacio para proporcionar detalles importantes. El tono debe ser conversacional. Use subtítulos para hacer que los memos más largos sean más fáciles de leer. También puede incluir tablas, gráficos u otros elementos visuales. Los escritores que buscan persuadir a sus audiencias deben incluir cómo / por qué esta información beneficiará a los empleados personalmente oa la compañía en general.
Termina con una nota positiva y amigable. No incluya un cierre complementario o firma.
Imprima la nota y la inicial con su nombre en la parte superior, o prepare la nota para enviarla por correo electrónico (puede perder parte del formato mediante el envío electrónico). Si la nota se enviará a varios destinatarios, puede ser más barato imprimir una copia, inicializarla y luego hacer fotocopias.
Distribuir. Puede ser entregado a mano, por correo electrónico, por correo postal o por correo postal.
Consejos
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Utilice el formato de bloque (sin sangría) con una línea de espacio entre cada párrafo. Centrarse en un tema. Trate de mantener la nota en dos páginas. Los memos solo deben usarse entre su audiencia interna. No envíe un memo a personas ajenas a su empresa. Escribe una carta en su lugar. Si va a enviar la nota a ciertas personas en lugar de a todo un departamento o personal en general, alfabetice su lista de destinatarios, a menos que haya personas en ciertas posiciones a las que se les deba asignar una posición más prominente.
