Presidir una reunión puede hacer o deshacer su ascenso a la cima de una empresa o su nivel de respeto como ejecutivo. Presidir una reunión no tiene por qué ser estresante, puede ser divertido. Es posible tener una navegación suave en la próxima reunión que dirija.
Envíe un correo electrónico antes de la reunión con la agenda deseada y los temas que se tratarán. Sea detallado y específico sobre cuánto durará la reunión y dónde tendrá lugar.
Llegue a la reunión 10 minutos antes de que el resto de los asistentes estén programados para hacerlo. Tómese su tiempo para preparar los documentos necesarios, obtener una taza de café (u otra bebida para evitar que la garganta se seque mientras habla) y ubicarse en el frente de la habitación.
Salude a todos cuando entren en la habitación, dándose la mano y haciendo contacto visual. Diríjalos a los asientos asignados si es necesario.
Nombrar a alguien para tomar notas, o minutos, de la reunión.
Abra la reunión con una introducción rápida, de pie frente a la mesa, la oficina o la sala de conferencias en la que se lleva a cabo la reunión. Repase las actas de la reunión anterior y solicite su aprobación. Una vez que tenga esa aprobación, aborde cualquier pregunta sobre la agenda de ese día antes de continuar.
Comenzar el diálogo o briefing sobre el primer tema de negocio. Permita que otros respondan, agreguen y discutan. Si las personas hablan fuera de turno profusamente, pídales que respeten a los demás en la sala y que esperen para ilustrar verbalmente su punto.
Mantén el control. Cuando las personas se desvían del tema en cuestión, intervienen de manera agradable pero enérgica para que todos regresen al tema central. Si permite que la conversación se desvíe, se reflejará en su capacidad para presidir la reunión.
Al concluir la reunión, levántese y agradezca a todos por asistir. Recuérdeles cualquier tarea que hayan cometido también. Darse la mano si es posible cuando la gente abandona la reunión.
