Cuando escuchas a un contador hablar sobre débitos y créditos, generalmente no están hablando de una tarjeta de débito o crédito de su banco local. Los débitos y créditos, en el sentido contable, significan algo un poco diferente. Sirven como un medio para registrar transacciones contables, y estas entradas forman la base de algo conocido como contabilidad de doble entrada.
La contabilidad de doble entrada se utilizó por primera vez en la década de 1400, y un matemático italiano llamado Luca Pacioli escribió y publicó un libro sobre el tema en 1494. El libro fue ilustrado por su amigo Leonardo Da Vinci y describió el sistema de contabilidad al cubrir temas como la contabilidad. las revistas, el estado de resultados, el balance general, la contabilidad de doble entrada y muchos otros conceptos que formaron la base de los sistemas contables todavía en uso hasta el día de hoy.
Aunque muchos en el campo consideran que Pacioli es el "padre de la contabilidad", una forma de su sistema de doble entrada había estado en uso durante muchos años antes de que se publicara el libro de Pacioli, aunque nadie sabe cómo ni cuándo surgió por primera vez el sistema de contabilidad.
¿Qué es un débito y crédito?
El sistema de contabilidad para transacciones comerciales, también conocido como contabilidad, funciona sobre la base de que cada nueva transacción que realiza una empresa provoca dos cambios diferentes en el estado financiero de la empresa. Los contadores utilizan débitos y créditos para registrar transacciones en dos o más cuentas contables, utilizando un conjunto específico de reglas de débito y crédito.
Fuera del mundo de la contabilidad, la palabra crédito por lo general tiene una connotación positiva, como el trabajo de crédito adicional o el crédito por esforzarse mucho. Para los contadores, sin embargo, lo único que representan el débito y el crédito son los lados izquierdo y derecho de una cuenta T, que se utilizan de las siguientes maneras.
Al crear e ingresar una transacción contable, puede utilizar los débitos y créditos para determinar cómo los dólares que entran o salen de la empresa afectan a las cuentas involucradas. Puede ingresarlos en un sistema de contabilidad basado en software, ingresando los datos en un diario de contabilidad, conocido como hacer una entrada de diario. El sistema contable se configuraría para publicar estos asientos en el registro contable principal de la empresa, denominado libro mayor.
Es probable que aparezca el abono y el crédito abreviado como dr y cr. No parece existir una explicación única para el origen de estas abreviaturas, pero algunos especulan que representan el registro de débito y el registro de crédito. Otros recuerdan la contabilidad histórica y dicen que representan las palabras en latín debere ad credere.
Un crédito significa una entrada de transacción realizada en el lado derecho de un registro de cuenta de dos columnas, mientras que un crédito significa una entrada de transacción realizada en el lado izquierdo. Estos registros de cuenta, llamados "cuentas T", obtuvieron su nombre porque un contador dibuja las formas T en papel y coloca los nombres de las cuentas en la parte superior, como "efectivo" en una T y "suministros de oficina" en la otra.
El lado izquierdo de cada cuenta T se usa siempre para las entradas de débito, y el lado derecho de la T siempre se usa para las entradas de crédito. Las cuentas T se utilizan a menudo como una herramienta de capacitación básica para ayudar a los estudiantes a comprender cómo funciona la contabilidad de doble entrada. Las cuentas T le permiten escribir en papel cómo se registra cada lado de una transacción en las distintas cuentas del libro mayor. Este método no funciona para la contabilidad de una sola entrada.
Estas cuentas T son una forma gráfica de representar una cuenta en el libro mayor, que es el registro de almacenamiento principal para todas las transacciones contables de una empresa. Muchos contadores escriben los asientos contables en papel utilizando diagramas de cuenta T, como una forma de verificar una transacción y asegurarse de que los débitos y créditos sean cero y mantengan la ecuación contable equilibrada.
Una transacción contable compleja puede requerir entradas registradas en un número de cuentas diferentes, lo que requiere el uso de varias cuentas T escritas a mano para registrar y verificar la transacción.Nuevamente, esto sirve como una manera efectiva de verificar que todos los débitos y créditos de la transacción se equilibren a cero y que la transacción no contenga errores antes de ingresar las entradas al libro mayor de un sistema contable.
Para el trabajo diario regular de contabilidad, un contador crearía asientos de diario directamente en el software de contabilidad, en lugar de usar las cuentas T.
¿Qué es un saldo de crédito?
Un saldo de crédito se refiere al saldo en dólares de una cuenta determinada, pero no es tan sencillo. Cuando una empresa establece su libro mayor, crea un plan de cuentas. Esta es una lista de cada cuenta que la compañía usa para registrar transacciones financieras, y los datos en estas cuentas finalmente fluyen a los estados financieros de la compañía.
Cada cuenta tiene un saldo "normal"; en otras palabras, normalmente tiene un saldo deudor o crédito. Por ejemplo, la cuenta de ventas generalmente tiene un saldo positivo, que sería un saldo de crédito. Para aumentar esta cuenta, usted haría una entrada de crédito. Si su cuenta de ventas tenía un saldo deudor o negativo, esto sería un indicador importante para investigar. Algunas cuentas se comportan de manera opuesta, y un saldo de crédito sería negativo, como una entrada de crédito en la cuenta de efectivo reduce el saldo de la cuenta de efectivo.
Todas las cuentas, ya sean de débito o crédito, se adhieren a un principio llamado ecuación contable:
Ecuación contable: Activos = Pasivos + patrimonio de los propietarios
Esta ecuación fundamental subyace a todo el sistema de contabilidad de doble entrada, y cuando una entrada afecta a una cuenta de activos, también debe afectar a una cuenta de pasivo o de patrimonio de los propietarios también, para mantener la ecuación en equilibrio. El sistema de doble entrada de débito y crédito es el mecanismo que ayuda a mantener la ecuación en equilibrio.
Las cuentas con un saldo de crédito normal aumentan cuando se realiza una entrada de crédito. El ingreso que ingresa a la compañía, o las ganancias, tales como una ganancia en la venta de activos como el equipo usado vendido por la empresa, son cuentas del estado de resultados y se registran como un incremento al usar una entrada de crédito. En el balance general, una entrada de crédito aumentaría las cuentas de responsabilidad civil y de los propietarios.
¿Qué es un saldo deudor?
Las cuentas con un saldo deudor normal incluyen activos en el balance general y cuentas de gastos en el estado de resultados. Esto significa que una entrada de débito aumenta el saldo de estas cuentas. Las cuentas de gastos incluyen gastos de salarios, gastos de intereses, gastos de suministros y otros costos relacionados con la oficina.
No siempre es fácil mantener los débitos y créditos directamente, pero puede pensar en cargar una cuenta de gastos cada vez que incurra en un gasto.
¿El saldo deudor es positivo o negativo?
La respuesta rápida es, depende. El saldo normal para una cuenta de activos es un saldo deudor y también una cantidad positiva. Por ejemplo, la cuenta de efectivo en el balance general tiene un saldo de débito positivo normal si una compañía tiene efectivo en el banco.
Por otro lado, cuando considera cuentas de gastos en el estado de resultados, estas cuentas también tienen un saldo deudor normal, pero en cambio, representan un número negativo o dinero pagado por la empresa.
¿Qué significa acreditar una cantidad?
Cuando acredite una cantidad, ingresa a una cuenta en forma de crédito, en lugar de un débito. Si acredita una cuenta de pasivo, aumentará su saldo. Por ejemplo, si acredita $ 100 a las cuentas por pagar porque extendió el crédito a un cliente, ha aumentado el saldo de su cuenta de cuentas por pagar. En el estado de resultados, si acredita su cuenta de ingresos por ventas, también la ha aumentado ya que la cuenta de ventas tiene un saldo de crédito normal y las entradas de crédito lo aumentan.
Si realiza una entrada de crédito en una cuenta con un saldo deudor normal, que incluye cuentas de activos en el balance general y cuentas de gastos en el estado de resultados, esto significa que está reduciendo el saldo de la cuenta. Por ejemplo, digamos que pagó $ 50 en efectivo para comprar suministros. Reduciría la cuenta de efectivo haciendo una entrada de crédito ya que el efectivo es una cuenta de saldo de débito normal.
¿Qué son las cuentas de Contra?
Las cuentas de Contra son cuentas del libro mayor que funcionan a la inversa de las cuentas de crédito y débito normales. Por ejemplo, una cuenta de contra-activo tiene un saldo de crédito normal, donde una cuenta de activo regular tiene un saldo de débito normal. Las cuentas de Contra trabajan para compensar las cuentas regulares, y permiten que el saldo original resida en los registros contables al tiempo que también informan sobre los montos de compensación.
Por ejemplo, la cuenta de cuentas por cobrar tiene una contra cuenta llamada "provisión para cuentas de cobro dudoso". El saldo en la cuenta de cuentas por cobrar representa facturas de clientes que se han emitido pero que aún no se han pagado. La provisión para cuentas de cobro dudoso representa una cantidad por la cual la compañía piensa que nunca verá el pago. Esta cantidad suele ser un pequeño porcentaje del saldo total de las cuentas por cobrar.
Supongamos que la cuenta de cuentas por cobrar tiene un saldo deudor normal de $ 30,000. La provisión para cuentas de cobro dudoso tiene un saldo de crédito normal de $ 2,000. Estas dos cuentas se compensan entre sí, y salen con usted con un neto de $ 28,000 en cuentas por cobrar. El uso de estas dos cuentas le permite seguir reportando los montos de cuentas por cobrar originales y ser capaz de demostrar que se está compensando con los $ 2,000 que probablemente nunca recibirá, dándole el monto que se convertirá en efectivo.
Existen otras contra cuentas, y siempre tienen un compañero. Por ejemplo, la depreciación acumulada es una contra-cuenta de activos, y está vinculada a la cuenta de equipos y equipos de activos fijos. La cuenta de ventas tiene una cuenta de contra ingresos llamada devoluciones y descuentos.
Usando el balance de prueba
Los contadores ensamblan un informe denominado saldo de prueba cuando se utiliza un sistema de contabilidad de doble entrada para verificar que todas las entradas se hayan realizado correctamente. El balance de prueba enumera cada cuenta en el libro mayor general de la compañía y el saldo de cada cuenta. Cuando se utiliza la contabilidad de doble entrada, debe realizar una entrada de débito para compensar cada entrada de crédito y viceversa. Si recibe efectivo por la venta de bienes, aumentará la cuenta de ventas con una entrada de crédito, y también aumentará su cuenta de efectivo, utilizando una entrada de crédito. Todos los débitos y créditos deben compensarse directamente entre sí.
Cuando observa un informe de balance de prueba, todas las entradas deben compensarse entre sí para que el informe tenga un saldo de cero. Si el balance de prueba tiene otro total, se ha efectuado una entrada incorrecta o incompleta y debe ser reparada.
Es posible que algunos errores no sean detectables al consultar un balance de prueba, por ejemplo, si los débitos y los créditos se compensan entre sí pero se han realizado en las cuentas incorrectas. Si ignora ingresar una transacción, no detectará este error al consultar un saldo de prueba. Además, si se han cometido diferentes errores de débito y crédito y simplemente se compensan entre sí numéricamente, no se detectarán en un balance de prueba.
