El departamento de finanzas de una corporación está a cargo de tomar datos contables y crear informes que los gerentes dentro de la empresa, hasta el CEO, necesitan para tomar decisiones. La tecnología de la información o TI se refiere a las herramientas de software y los sistemas informáticos que utiliza la compañía para automatizar estas funciones y organizar el flujo de datos para mejorar las capacidades de toma de decisiones del equipo de administración.
Planificación de recursos empresariales
Incluso las empresas muy pequeñas utilizan paquetes de software de contabilidad que generan informes financieros como los estados de resultados y los estados de flujos de efectivo. Esta forma simple de TI le permite al propietario de una pequeña empresa ahorrar tiempo de contabilidad y tener informes de administración disponibles de manera más oportuna. Las empresas medianas y grandes utilizan sistemas de TI más sofisticados, llamados planificación de recursos empresariales o ERP, que son grupos de módulos de software que satisfacen las necesidades de todas las áreas funcionales de la empresa. Como su nombre lo indica, ERP ayuda a la compañía a planificar el uso de sus recursos, un proceso que supervisa el departamento de finanzas.
Flujo de información más rápido
Los sistemas de TI permiten a una empresa vincular cada departamento dentro de la organización. La información generada por las divisiones de fabricación, marketing y finanzas se puede compartir, por ejemplo. Esta información está disponible en tiempo real, es decir, tan pronto como se crea en el sistema. Acceder a él no requiere mucha investigación o esfuerzo manual. El tiempo que el personal de finanzas solía dedicar a "cavar" para obtener los números que necesitaban ahora puede dedicarse a analizar e interpretar la información, el rol principal de las finanzas en la organización.
Informes personalizados
Los sistemas de TI utilizados por el departamento de finanzas tienen una funcionalidad de generación de informes que acelera el proceso de producción de informes de gestión. El sistema proporciona un cierto grado de personalización: los informes se pueden configurar según las necesidades específicas del equipo de administración. La automatización de estos sistemas de informes significa que los informes generados de manera rutinaria, como los que se producen al final de cada mes, se pueden crear rápidamente. Con muchas de las decisiones que debe tomar la administración, el tiempo es esencial. Los sistemas de TI abordan esta necesidad de una capacidad de generación de informes rápida y personalizada.
Colaboración
Muchas organizaciones aprovechan el esfuerzo de colaboración entre los departamentos, el concepto de cada departamento se beneficia de la experiencia de otros departamentos. El equipo de finanzas actúa como consultores internos de otros departamentos dentro de la organización. Cuando todos los departamentos utilizan un sistema de TI centralizado, se eliminan las barreras que anteriormente bloqueaban el flujo de información. La compañía ahora tiene una base de datos centralizada a la que pueden acceder todos los miembros del equipo, sujeto a ciertas reglas de seguridad. En el caso de una empresa con múltiples oficinas o divisiones internacionales, esta capacidad de acceder a la misma información de todo el mundo ahorra tiempo y mejora la eficiencia. Si las finanzas requieren datos de costos de fabricación para crear un informe para una próxima reunión de la junta, el personal de operaciones puede transmitir rápidamente los datos en el formato que el departamento de finanzas requiere y entiende.
Mejor pronóstico
Una mejor previsión significa producir una previsión que sea una predicción más precisa de cuáles serán los resultados financieros de la empresa. Los miembros del personal de finanzas necesitan acceso a información en profundidad para crear modelos de pronóstico que describan cómo funciona realmente la organización. Tener acceso a la información de todos los segmentos de la compañía hace que el pronóstico preciso sea mucho más fácil. Finanzas tiene información real y no tiene que depender de conjeturas al crear suposiciones para el pronóstico.
