Para administrar una oficina médica de manera efectiva, ya sea una práctica pequeña o una clínica grande, se deben desarrollar e implementar procedimientos claros y completos que aborden las tareas y responsabilidades necesarias. Los procedimientos de la oficina deben resaltar los deberes de varios empleados, como describir lo que deben hacer los recepcionistas cuando la oficina abre y cierra. Debe comprender cómo funciona el consultorio médico para adaptar los procedimientos de manera adecuada.
Lo esencial
Los procedimientos de oficina deben transmitir cómo interactuar con los clientes. Los temas relevantes incluyen saludos estándar para los clientes (por ejemplo, en persona y por teléfono), los clientes enojados o enojados de la administración, la confidencialidad del cliente (por ejemplo, las regulaciones de HIPAA), así como la configuración de citas y la notificación. Se requieren fuertes habilidades de servicio al cliente para la mayoría de los empleados de la oficina médica. Por lo tanto, los procedimientos deben distinguir el servicio de atención al cliente "bueno" y "bueno". Se necesitan procedimientos estándar en caso de una emergencia o desastre natural, como un incendio o una inundación. Cree un manual separado para los empleados para analizar las políticas sobre el código de vestimenta, asistencia, acoso sexual, nómina, vacaciones y beneficios.
Archivos
Un consultorio médico exitoso gestiona sus registros de pacientes de manera eficiente. Los procedimientos de respaldo deben ser obligatorios para oficinas sin papel (por ejemplo, con información del paciente almacenada en línea o en un programa de computadora). El manual de la oficina central debe explicar cómo crear, actualizar y almacenar registros de clientes. El manual también debe incluir procedimientos sobre cómo hacer que los registros estén inactivos, como cuando los pacientes se mudan. Otro aspecto importante involucra calendarios médicos. Por ejemplo, al programar dos pacientes cada hora, un médico puede tener de 20 a 30 minutos de tiempo libre. Los procedimientos deben explicar cómo programar un número adecuado de pacientes por hora y por día. Los procedimientos también pueden representar una forma estándar de asignar salas de examen.
Facturación
Los procedimientos del consultorio médico deben detallar cómo cobrar los pagos de los pacientes. Si un paciente usa un seguro, los procedimientos deben explicar qué información se necesita para verificar el seguro y para cobrar un copago, si es necesario. Los procedimientos deben explicar si se debe obtener el pago antes o después de la visita cuando un paciente paga de su bolsillo. Además, describa los pasos necesarios para obtener el reembolso oportuno de las reclamaciones de seguros. Por ejemplo, explique quién codificará o identificará los procedimientos médicos para los registros de pacientes y la facturación. Los procedimientos deben especificar cómo manejar las cuentas vencidas, como las que permanecen pendientes por 6 meses o 1 año.
