A pesar de la proliferación de Internet, las empresas y los individuos todavía dependen de las máquinas de fax para transmitir documentos manuscritos, firmados y no electrónicos de un lugar a otro. Se puede enviar un fax desde prácticamente cualquier lugar, a través de Internet o utilizando una máquina de fax tradicional. Sin embargo, para recibir un fax, deseará tener un número de fax dedicado.
Determine qué tipo de número de fax es apropiado para usted
Gracias a una gran cantidad de servicios de fax por Internet, la recepción de faxes ahora se divide en uno de los tres métodos principales: recibir en una máquina de fax física, recibir por Internet o recibir por correo de voz. Si planea recibir sus faxes a través de su correo de voz existente, no necesita un número de fax por separado ya que su correo de voz detectará automáticamente las llamadas de fax entrantes.
Decida si los faxes en línea son adecuados para usted. El envío de fax en línea tiene una clara ventaja sobre las máquinas de fax físicas: puede recibir sus faxes en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo. Además, muchos servicios de fax en línea brindan un almacenamiento que le permite mantener sus faxes recibidos cuidadosamente almacenados. Sin embargo, a diferencia de una máquina de fax, generalmente no puede enviar un fax desde un servicio en línea sin antes convertir un documento a una imagen en su computadora. Si no necesita enviar faxes con frecuencia y desea recibirlos electrónicamente, consulte la Sección Dos para conocer los pasos para recibir un número de fax en línea.
Decida si una máquina de fax es adecuada para usted. Tener una máquina de fax física en su casa u oficina puede ser muy conveniente, especialmente si envía faxes con frecuencia. Su máquina de fax física puede imprimir los faxes entrantes para que tenga una copia física de lo que ha recibido, lo que los hace ideales para el mantenimiento de registros y documentos importantes. Sin embargo, a diferencia de un servicio en línea, una máquina de fax puede requerir un mantenimiento ocasional y recargas periódicas de tinta o tóner. Si tiene una máquina de fax física y necesita una nueva línea de fax, consulte la Sección Tres para conocer los pasos para recibir un número de fax para su máquina de fax física.
Servicios de fax en línea
Determine qué tipo de servicio de fax en línea es adecuado para usted. Recibir un fax en línea ahora es más fácil que nunca, con una amplia variedad de servicios de fax en línea compitiendo por negocios. Si bien muchos servicios cobran una pequeña cantidad para retener un número de fax durante un período de tiempo, muchos servicios a pedido permiten el uso gratuito de un número y recibos de fax ilimitados. Si solo desea recibir algunos faxes en un corto período de tiempo, un servicio de fax gratuito debería estar bien, aunque su nuevo número de fax puede estar en un código de área diferente de su teléfono de voz. Si desea mantener una línea de fax profesional a largo plazo en línea con un número local, es posible que desee buscar un servicio de pago para garantizar la estabilidad.
Obtenga un número de fax gratis. Si decide registrarse para obtener un número de fax gratuito, este servicio está disponible a través de una variedad de proveedores, como FaxDigits.com. Para registrarse para obtener una cuenta gratuita, solo visite www.FaxDigits.com y haga clic en "Registrarse para obtener un servicio gratuito". Después de completar alguna información básica, como su nombre y dirección, el servicio le enviará su nuevo número gratuito directamente a su casilla de correo electrónico.
Obtenga un número de fax pagado. Para soluciones a largo plazo, los servicios de fax en línea pagados como eFax son populares y estables. Para adquirir un número pagado, simplemente visite www.EFax.com, haga clic en "Número de fax", ingrese su código postal y haga clic en "Ir". Si se encuentra en un área metropolitana grande, el sitio web le pedirá que seleccione su código de área; de lo contrario, se le solicitará información de identificación básica. Después de completar esta información (y, por supuesto, proporcionar su número de tarjeta de crédito de facturación), el sistema enviará su nuevo número de fax local a su casilla de correo electrónico.
Para máquinas de fax físicas.
Para enviar y recibir faxes, su máquina de fax deberá estar conectada a la red telefónica pública conmutada (PSTN). Para obtener esta conectividad y su número de fax, deberá tener una línea instalada por su proveedor de servicio telefónico local.
Póngase en contacto con su compañía telefónica. Diferentes compañías telefónicas locales tienen diferentes métodos para contactarlos. En muchos lugares, se puede contactar a la compañía rápida y fácilmente simplemente marcando "6-1-1" desde su teléfono fijo. Otras compañías, como EMBARQ y VoIP que proporcionan a Vonage, requieren marcar un número gratuito para comunicarse con su oficina comercial. Si marcar el 611 desde su teléfono no lo conecta con la oficina comercial de su compañía telefónica local, puede encontrar el número en su directorio telefónico local.
Solicitar nuevo servicio. Cuando se comunique con un representante de su compañía telefónica local, deseará solicitar una nueva línea telefónica para su máquina de fax. Si su cuenta con el proveedor de telefonía es una cuenta comercial, es posible que se le solicite que proporcione cierta información de la cuenta para verificar que está autorizado para realizar pedidos en nombre de su empresa. Si está instalando una línea de fax en su casa, es posible que se le hagan algunas preguntas de verificación personal para asegurarse de que usted es quien dice ser. Si bien este proceso puede parecer frustrante, recuerde que estos representantes se encuentran en un centro de llamadas, a veces a cientos de millas de distancia, y no pueden verlo físicamente ni saber quién es.
Solicite solo servicio de fax. Una vez que el representante de la compañía telefónica haya verificado su identidad, puede intentar recomendar funciones adicionales para su nueva línea. Muchos representantes de compañías telefónicas están en una cuota de ventas e intentarán repetidamente "aumentar las ventas" de servicios en su nueva línea de fax. Debido a que la mayoría de estos servicios no son reconocidos por su máquina de fax y pueden, de hecho, interrumpir su transmisión de fax, asegúrese de que el representante sepa que va a utilizar la línea para una máquina de fax y que no requiera ningún servicio adicional.
Recibe tu número de fax. Una vez que el representante haya recibido su pedido, le proporcionará su nuevo número de fax, que podrá agregar a las tarjetas de presentación, material de marketing u otros documentos. Dado que la compañía telefónica debe conectar físicamente la línea, pueden pasar algunos días antes de que su servicio esté completamente activado y listo para su uso.
Consejos
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Recibir sus faxes en una máquina de fax física tiene ventajas y desventajas en comparación con la recepción de faxes en línea. Si bien la conexión de una máquina de fax física a la red telefónica garantiza que recibirá sus faxes a través de una línea de fax establecida a largo plazo y que pueda enviar faxes a través de esa misma línea, también significa que no puede recuperar sus faxes en línea si, por ejemplo, Estás lejos de tu casa u oficina. Un servicio de fax en línea también puede permitirle conservar cuidadosamente los faxes recibidos sin preocuparse por las copias físicas. Antes de suscribirse a un servicio de fax, debe evaluar cuidadosamente qué opción de fax es la adecuada para usted. Algunas personas incluso optan por tener una máquina de fax física y un servicio en línea.
