Establecer una nueva oficina comercial es un momento emocionante en la vida de un empresario. Sin embargo, mudarse a un espacio que su empresa puede llamar hogar es una oportunidad gratificante que viene con su propio conjunto de desafíos. Para abordar esta tarea de frente, cree un plan para asegurarse de que la transición a su nueva oficina se realice sin problemas. Tómese un tiempo para crear una nueva lista de verificación de la oficina de negocios que detalle todos los elementos que necesita para configurar su nuevo espacio, para que esté equipado para el primer día de negocios.
Artículos que necesitarás
-
Computadora
-
Hoja de cálculo
Encuentra un espacio de oficina para alquilar o comprar. Seleccione una ubicación que sea lo suficientemente grande para adaptarse a su personal y cualquier otro personal adicional en caso de que su negocio se expanda. Considere el espacio que incluye un área de recepción, sala de reuniones, cocina, sala de descanso para los empleados y, lo que es más importante, un área de trabajo grande que pueda acomodar escritorios y equipos de oficina.
Use el software de hoja de cálculo para crear su nueva lista de verificación de la oficina de negocios. Agregue las siguientes columnas: "para hacer", "parte responsable", "costo proyectado", "costo real", "fecha de vencimiento" y "estado". Pon el título de cada columna en negrita o dale un color que no sea el negro. En la sección "para hacer", haga una lista de los elementos que necesita para su nueva oficina y las cosas que deben hacerse antes de que se abra la oficina. Cree las siguientes subcategorías en la columna de "tareas pendientes": "preparación", "equipo", "muebles", "suministros de oficina", "seguridad" y "varios". Hazlos audaces para que se destaquen. Deje espacio después de cada subcategoría para que pueda agregar tareas específicas según sea necesario. Una vez que tenga una hoja de cálculo para su lista, puede comenzar a agregar detalles pertinentes.
En "preparación", incluya tareas como la contratación de personal de mudanzas; notificar al personal la ubicación de la oficina y la fecha de mudanza; envío de tarjetas de cambio de dirección a clientes y proveedores; registrar el negocio con directorios locales y las Páginas Amarillas; contratar un equipo de limpieza; y llamar para configurar servicios públicos tales como gas y electricidad, internet de alta velocidad y servicios telefónicos.
En la categoría "equipo", agregue tareas relacionadas con la selección y compra de computadoras, impresoras, máquinas de fax, fotocopiadoras, trituradoras de papel, discos duros externos, escáneres, protectores de sobrecarga, máquinas de café, microondas y refrigeradores (si no están incluidos) con el espacio). Agregue cualquier máquina o electrónica especial, equipo o suministros que necesite para dirigir su negocio específico. Los elementos que enumere variarán según el tipo de negocio que ejecute.
Enumere los artículos que necesita para amueblar su nueva oficina comercial en la subcategoría "muebles". Incluya artículos como escritorios, sillas, sistemas de archivo y almacenamiento, sillones, cestos de basura, tablones de anuncios y lámparas. Haga una lista de suministros de oficina e inclúyalos en la subcategoría correspondiente. Incluya elementos como cinta, papel de computadora, grapadoras y grapas, bolígrafos y lápices, bandejas de archivos, calendarios de escritorio, porta cartas, marcadores y carpetas. En la "categoría de seguridad", se incluyen elementos como extintores de incendios, detectores de humo y monóxido de carbono y kits de primeros auxilios. Indique la cantidad que necesita comprar para cada artículo.
Delegue tareas entre usted y su personal. Incluya sus nombres en la sección "parte responsable" de la hoja de cálculo. Ingrese sus costos proyectados para cada artículo y actualice con los costos reales una vez que se haya comprado o completado un artículo.
Consejos
-
Obtenga un seguro para su negocio.
Cree un sistema para hacer copias de seguridad de todos los archivos de computadora diariamente o semanalmente. Trabaje con el personal para asegurarse de que todos conozcan y sigan este procedimiento.
