Ya sea que esté dirigiendo una organización benéfica, celebrando la fiesta anual de vacaciones o iniciando un nuevo programa de capacitación y necesite un consultor, las cartas de solicitud son un instrumento primordial para atraer ayuda. Las cartas de solicitud de negocios deben ser puntuales y concisas, con toda la información pertinente que su destinatario necesitará para tomar una decisión y actuar. Además, deberá conocer las leyes de solicitud en su área para asegurarse de que todo está por encima.
Identifica el objetivo de tu carta. ¿Está solicitando donaciones o buscando una cotización para un trabajo por contrato? Las cartas de solicitud a menudo son empleadas por entidades como organizaciones benéficas que buscan donaciones o negocios que buscan cotizaciones de proveedores potenciales para un evento, iniciativa o programa específico. Haga una lista completa de las entidades correspondientes a las que desea enviar la carta y asegúrese de que cumplan con los criterios de los servicios que está buscando.
Esquema de los detalles pertinentes. Para solicitar la mejor respuesta, su carta debe incluir referencias específicas a los servicios que está buscando. Estos detalles incluyen la fecha y hora del evento o proyecto, y las tareas requeridas. La carta también debe solicitar explícitamente una cotización al destinatario para realizar las tareas solicitadas. Si esto es para un esfuerzo de recaudación de fondos para una organización caritativa, sea transparente sobre el hecho de que está pidiendo dinero. También debe ilustrar la donación mínima o estándar que espera. Si no tiene una donación mínima, puede incluir esa información también.
Añadir beneficios. Indique a la entidad, en la carta, qué beneficios obtendrá de su participación en su esfuerzo. Los beneficios pueden incluir algún tipo de publicidad para su negocio u organización, o el reconocimiento público de sus acciones. Incluya qué tipo de publicidad será, dónde aparecerá y durante qué período de tiempo.
Hacer la prosa clara. El contenido y el estilo de la carta deben ser claros, concisos y respetuosos. Evite el lenguaje florido y la oración torpe y la estructura del párrafo. Respete el hecho de que su público objetivo está ocupado y querrá leer el material con eficiencia y facilidad.
Esté al tanto de las leyes locales de solicitud. Muchos estados tienen leyes con respecto a la solicitud de negocios o dinero. Por ejemplo, puede requerirse que una organización caritativa se registre formalmente con el estado antes de que se puedan distribuir cartas de este tipo. Una atención especial a estos asuntos no solo hará que su proyecto se lleve a cabo legalmente, sino que también le ahorrará muchos dolores de cabeza con los funcionarios estatales y locales. Comience con la oficina de contraloría de su estado para conocer sus derechos y responsabilidades.
