Como propietario de un negocio, es su responsabilidad hacer un seguimiento de sus finanzas y pagar los impuestos a tiempo. Dependiendo de sus preferencias, puede hacer su propia contabilidad, contratar a un profesional o designar a alguien en su organización para que se encargue de este trabajo. Independientemente de la opción que elija, tómese el tiempo para familiarizarse con los diversos sistemas de contabilidad que existen. Asegúrese de tener una comprensión clara de las diferencias entre los sistemas de una sola entrada y los sistemas de doble entrada, además de los programas de software de contabilidad manuales y computarizados.
¿Qué es un sistema contable?
Hay diferentes tipos de sistemas contables, y cada uno tiene características distintivas. Sin embargo, todos tienen un propósito común: administrar las actividades financieras de una empresa, como sus ingresos, gastos y responsabilidades. En esta era digital, la mayoría de los contadores utilizan sistemas sofisticados que incluyen recordatorios de pagos vencidos, capacidades avanzadas de informes, copias de seguridad de datos automatizadas, servicios basados en la nube y más.
Sin un sistema de contabilidad establecido, le resultaría difícil preparar sus libros para los informes mensuales y anuales, realizar un seguimiento de sus gastos diarios y evaluar el desempeño financiero de su empresa. Los cálculos manuales son obsoletos y propensos a errores humanos. Los sistemas de contabilidad computarizados, por otro lado, son precisos y hacen que todo sea mucho más fácil. Usted o su equipo ahorrarán tiempo y dinero mientras previenen errores costosos.
Estos programas pueden manejar todo tipo de información contable y generar informes detallados. Puede usarlos para calcular los salarios pagados y pagaderos a los empleados, registrar transacciones, verificar los índices de rotación de créditos y procesar datos relacionados con ventas, nómina, inventario y otros aspectos clave de su negocio. Algunos sistemas de contabilidad están diseñados para pequeñas empresas y autónomos, mientras que otros atraen a grandes empresas, agencias gubernamentales o industrias específicas.
Tipos de software de contabilidad
La elección de un sistema contable depende de su presupuesto, preferencias y tamaño de negocio. Los cuatro tipos principales de sistemas de software financiero incluyen:
- Sistemas de una sola entrada
- Sistemas de doble entrada.
- Sistemas de contabilidad manual
- Sistemas de contabilidad computarizados.
Estos se pueden dividir en otras categorías, como software de contabilidad en la nube, software de contabilidad personalizado, software de planificación de recursos empresariales, software comercial disponible y más. Los últimos programas tienen capacidades de mercadeo y automatización de ventas, programación ilimitada de facturas, módulos de nómina y otras características de vanguardia. Su aplicación en contabilidad va más allá del seguimiento de sus operaciones financieras diarias.
Los sistemas de una sola entrada son la opción más básica. Como su nombre lo sugiere, registran cada transacción con una sola entrada en el diario de contabilidad. Este método es fácil de usar y no requiere capacitación en contabilidad. Es atractivo para pequeñas empresas con un bajo volumen de actividad. El inconveniente es que es propenso a errores y no rastrea las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, los pasivos y más.
En la actualidad, la mayoría de los tipos de sistemas de software financiero, incluidos los diseñados para pequeñas empresas, utilizan la contabilidad por partida doble. Esto significa que cada transacción incluirá al menos dos cuentas, lo que permite informes más precisos y detección de errores a tiempo.
Sistemas de contabilidad manual vs. computarizados.
Ambos tipos de sistemas contables se basan en los mismos principios. La contabilidad manual, sin embargo, consume mucho tiempo e implica más papeleo. Quienes lo utilizan deben preparar informes de estados financieros, calcular saldos de prueba, registrar transacciones en registros físicos, etc. Dado que todo se hace manualmente, existe un mayor riesgo de error humano.
Los sistemas computarizados, por otro lado, registran transacciones financieras electrónicamente y pueden agilizar sus operaciones. Los usuarios pueden elegir ver los datos en diferentes formatos, almacenarlos en la nube y acceder a ellos en cualquier lugar. Los ejemplos incluyen FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero y ActivityHD.
Dependiendo de su nicho, también puede optar por sistemas de contabilidad específicos de la industria, como Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting o Sage Fixed Assets. Muchos programas están diseñados especialmente para centros de atención médica, empresas manufactureras, organizaciones sin fines de lucro y otros tipos de organizaciones.
