Las llamadas de conferencia son una de las maneras en que los ejecutivos y empleados se reúnen para hablar de negocios. Ya sea que estén en la misma ciudad o dispersos por todo el mundo, las llamadas en conferencia permiten reunir a todos en una misma sala, en tiempo real. Hay varios pasos que puede tomar para asegurar una conferencia productiva e informativa.
Agenda
Una vez que haya establecido una fecha y hora para su llamada de conferencia, debe seguir los pasos apropiados para prepararse para la reunión. Si usted es el líder de la conferencia, complete una agenda para su llamada de conferencia y distribúyala a los asistentes, mucho antes de la fecha programada. La agenda de su reunión debe incluir la fecha y la hora. Es una buena idea incluir la zona horaria en su agenda para las personas que pueden estar fuera de su ubicación. La agenda también debe incluir la hora de inicio y finalización de la reunión y una breve descripción de cada tema en orden de prioridad, junto con los nombres de los individuos responsables y el tiempo de asignación propuesto para cada tema. Si la conferencia requiere una preparación previa a la reunión, enumere claramente esos requisitos en la agenda.
Conferencia
Pruebe sus líneas para asegurarse de que tiene una conexión activa y clara. Si está utilizando un teléfono inalámbrico, asegúrese de que esté completamente cargado antes de la reunión. Llegue a la conferencia con al menos cinco minutos de antelación.
Si usted es un asistente, recibirá un número de conferencia de su líder. Llame a la línea de conferencia. Se le pedirá que ingrese su número de conferencia. Una vez que haya ingresado el número, se le pedirá que diga su nombre. Indique claramente su nombre y apellido. Es posible que deba presionar la tecla de número (#). Una vez que haya completado este proceso, el sistema le informará que se unirá a la conferencia y le informará a cuántas personas asisten actualmente. Si ha llegado antes que el líder, se lo colocará en modo de espera hasta que llegue el líder.
Introducciones
Escucha antes de hablar. Si el líder ha llegado pero aún no ha comenzado la reunión, es posible que escuche una conversación lateral sutil. En una voz agradable, saluda y preséntate. Coloque el teléfono en silencio hasta que comience la reunión. Si no tiene un botón de silencio, use las funciones de silenciamiento que proporciona la línea de conferencia.
Cuando comience la reunión, su líder pasará lista. Cuando el líder diga tu nombre, reconoce tu presencia de manera clara y profesional, como "Sí, estoy aquí" o "Hola. Esto es …". El líder puede solicitar que se identifique brevemente con los demás asistentes. Si es así, indique su nombre y proporcione una visión general de 20 a 25 segundos de su trabajo en lo que respecta a la llamada. Sea breve, hable con claridad y sea profesional.
