Los fondos de caja chica se utilizan dentro de las organizaciones para cubrir gastos menores, como pequeñas cantidades de suministros de oficina, franqueo, gastos de estacionamiento para visitantes o tarifas de taxi. Los fondos de caja chica a menudo se guardan como dinero en efectivo en el lugar de trabajo. Debido a la naturaleza líquida de una cuenta de caja chica, existe un conjunto diferente de riesgos para los fondos de caja chica versus otros fondos dentro de una organización.
Préstamos personales
Un empleado que tiene acceso al fondo de caja chica puede pensar que es aceptable utilizar el fondo como un recurso de préstamo personal a corto plazo, tomar dinero del fondo para pagar facturas o cubrir otros gastos personales hasta que se le pague. Dichas transacciones no se registran y podrían conducir a un robo total de los fondos de caja chica. Como mínimo, los fondos no están disponibles para usos legítimos durante el período de "préstamo" del empleado.
Cambio de cheques
Cuando un fondo de caja chica se encuentra en una cuenta bancaria, un empleado con acceso a la cuenta puede intentar cobrar cheques personales contra la cuenta. Los bancos pueden tener políticas vigentes que impiden el cobro de cheques personales, pero existe el riesgo de que un empleado cobre un cheque que no tenga fondos suficientes. Cuando regresa el cheque sin fondos, los fondos se retiran del fondo de caja chica, causando complicaciones hasta que se rectifique la situación.
Registro de gastos
Debido a que un fondo de caja chica elude los procedimientos habituales de informe de gastos dentro de una organización, aumenta el riesgo de malversación de los fondos de caja pequeña. Mantener el libro mayor o el registro de desembolsos de caja chica con el fondo aumenta aún más el riesgo de malversación. El registro de desembolsos de caja chica no se debe mantener junto con la caja chica, y nadie debe tener acceso al fondo de caja chica. Tener gastos de registro de otra parte ayuda a prevenir el abuso del fondo.
Acceso no autorizado
Los fondos de caja chica son activos líquidos, por lo que el acceso a este dinero debe limitarse a una sola persona para evitar múltiples custodios que pueden culparse mutuamente por la falta de fondos. El único responsable de los fondos de caja chica debe ser considerado responsable de mantener el dinero en un lugar seguro. La caja en la que se asienta el efectivo debe tener un candado (el cajón de un cajero es una opción sensata) para ayudar a impedir el acceso no autorizado. Para asegurar aún más el fondo de caja chica, la caja debe guardarse en un lugar seguro, como un armario cerrado con llave, un cajón del escritorio o una caja fuerte a la que solo tenga acceso el custodio del fondo de caja pequeña.
