Un fondo de caja chica es una pequeña cantidad de dinero en efectivo que una empresa reserva para gastos comunes, como suministros de oficina, gastos de envío por correo o gastos de combustible. Es un fondo asignado para pagar gastos por los cuales la compañía no emite un cheque o compra en cuenta. También conocido como “fondo de anticipos”, se repone exactamente en la cantidad que se gasta de él. El saldo del fondo siempre debe ser igual al saldo establecido para el fondo.
Escriba la entrada de diario cuando se establezca el fondo de caja chica. Supongamos que la librería local determinó que $ 100 en efectivo se deben tener a mano para gastos varios. Se debe registrar una entrada de diario de dos líneas para esta transacción: Línea 1: Caja chica: Débito: 100.00; Línea 2: Efectivo: Crédito: 100.00; Como indica la entrada, hasta el momento no se han gastado fondos en gastos varios.
Registre la entrada de diario para gastos diversos y reponga el fondo de caja chica. Supongamos que, reutilizando el ejemplo del Paso 1, la librería gastó $ 25 en gasolina, $ 12.50 en suministros de oficina, $ 28 en comidas y $ 11.50 en gastos de envío. Las siguientes entradas deben registrarse bajo el encabezado "Gastos de caja chica": Línea 3: Gastos de caja chica Línea 4: Gas: Débito: 25.00; Línea 5: Suministros de oficina: Débito: 12.50; Línea 6: Comidas: Débito: 28.00; Línea 7: Franqueo: Débito: 11.50; Línea 8: Efectivo: Crédito: 77.00; Usted agota el efectivo del fondo con las compras. Por lo tanto, los productos comprados, de la línea 4 a la línea 7, se cargan, y el monto total agotado de efectivo se acredita en la línea 8. El recibo de gastos en este ejemplo es de $ 77. Por lo tanto, el efectivo en la cantidad de $ 77 debe agregarse al cajón de caja chica para reponer el fondo.
Hacer ajustes para el efectivo a corto y más. Aunque se toman medidas cuidadosas para garantizar la administración interna de efectivo, sí se producen errores. Especialmente cuando se trata de caja chica y cambio, la suma no siempre es igual a sus partes. Si $ 21 es la cantidad que queda en el cajón de caja chica, pero los recibos solo suman $ 77, la cantidad que queda en el cajón y los recibos suman $ 98; la escasez de $ 2 del primer fondo de caja chica de $ 100 establecido se conoce como efectivo a corto y mayor. Ahora el asiento aparecerá como sigue: Línea 3: Gastos de Petty Cash Línea 4: Gas: Débito: 25.00; Línea 5: Suministros de oficina: Débito: 12.50; Línea 6: Comidas: Débito: 28.00; Línea 7: Franqueo: Débito: 11.50; Línea 8: Cash Short & Over: Débito: 2.00; Línea 9: Efectivo: Crédito: 79.00; En este caso, el efectivo de $ 79 debe agregarse al cajón de caja chica para reponer el fondo.
