Las empresas que mantienen caja chica para pagar por necesidades pequeñas y bajo demanda deben implementar procedimientos de prueba de auditoría de caja chica adecuados para garantizar que los empleados utilicen la caja chica por razones apropiadas y que cuenten adecuadamente con la caja chica tal como se utiliza. Siempre que sea posible, una persona que no tenga acceso a la caja chica debe ser la persona responsable de la auditoría de la caja chica.
Cronometraje de auditorias
Las auditorías de caja chica deben realizarse de forma aleatoria y sin previo aviso a otros empleados. Sin auditorías aleatorias, los empleados que "toman préstamos" de caja chica por razones personales tienen tiempo para devolver el dinero al lugar antes de auditar los fondos.
Totalizar los contenidos
Equilibrar el dinero de caja en la caja o el cajón es el primer paso en la auditoría. El total de todos los gastos menores, más los recibos de los artículos, se utilizó para pagar el monto equivalente al monto total de los gastos menores para uso. Por ejemplo, si mantiene $ 500 en caja chica y tiene $ 150 en recibos para gastos de caja chica, debe tener $ 350 en efectivo restante en el cajón. En un informe de auditoría se debe anotar el dinero o los recibos no contabilizados, y todos los empleados con acceso a caja chica deben ser interrogados sobre la diferencia.
Revise los recibos
Cada recibo debe explicar claramente los artículos comprados. Si el artículo (s) comprado no está claro en el recibo mismo, el artículo (s) debe anotarse por escrito en el recibo junto con cualquier explicación necesaria para el gasto. Cada artículo comprado debe representar un uso apropiado de los fondos de caja chica y debe ser aprobado por un gerente o supervisor, según se establece en las políticas de su compañía. Cualquier uso inapropiado de caja chica, como para artículos personales, debe anotarse en su informe. Cualquier uso de caja chica para cubrir los gastos operativos normales debe anotarse en su informe y ser explicado por los empleados para que pueda determinar si se deben hacer cambios a los procedimientos operativos para cubrir esos costos de otra manera.
Revise el libro mayor
Todos los gastos de caja chica deben reflejarse adecuadamente en el libro mayor de contabilidad. Verifique los recibos para la explicación del gasto y verifique que el gasto se haya contabilizado en la cuenta de gastos del libro mayor correspondiente.
Verificar los artículos comprados
Siempre que sea posible, debe solicitar ver los artículos comprados con caja chica, especialmente en el caso de bienes no consumibles. Si los empleados usaron el dinero para comprar equipos pequeños u otras necesidades no consumibles, los empleados deberían poder mostrarle la ubicación de los artículos.
