Los recepcionistas exitosos son capaces de administrar con gracia múltiples tareas a la vez que dan una primera impresión positiva de sus compañías a los huéspedes, visitantes y empleados potenciales. Ya sea que trabaje en una pequeña empresa de servicios profesionales o en una gran corporación multinacional, las habilidades de organización adecuadas pueden ser la clave para mantener una recepción eficaz. Las mejores ideas de organización recepcionista simplifican las tareas de rutina y hacen que la hospitalidad sea más efectiva.
Guías de referencia rápida
Cree guías de referencia rápida para información de rutina, como números de llamadas frecuentes, números de oficina y listas de extensiones telefónicas. Lamine estas guías para que sean fáciles de manejar y referenciar rápidamente. Coloque estas guías en un archivo organizado cuando no esté en uso activo. Considere tener copias adicionales de estas guías para proporcionar a solicitud. Estas guías lo harán más eficiente y pueden ayudar a acelerar las tareas de rutina, como transferir llamadas.
Citas clave
Haga una lista de los visitantes anticipados para el día con cita previa. Ponga el nombre de la persona ya quien debe notificar a su llegada. Esta lista le permitirá personalizar sus declaraciones de bienvenida a los visitantes. Por ejemplo, cuando llega un invitado, puede decir: "Bienvenido, Sr. Smith. La Sra. Epps está emocionada por su reunión". Este tipo de saludo hace que un invitado se sienta más bienvenido y puede ayudar a mejorar los resultados de su reunión. Esta bienvenida personalizada es especialmente útil para entrevistas de empleados. Si un empleado potencial se siente bienvenido, estará más cómoda para su entrevista y tendrá una visión más favorable de trabajar para la compañía.
Horario de Rotación de Rotura
Asegúrese de tener una copia de seguridad adecuada para cubrir sus obligaciones cuando esté en receso o tenga días de enfermedad. Haga "hojas de trucos" que describan los deberes y funciones básicas que se pueden otorgar a cualquier persona que esté cumplimentando por usted. Considere crear un programa formal que rote los deberes de cobertura entre los diferentes departamentos de su empresa. Este sistema de rotación le brindará más contacto con múltiples partes del negocio, lo que le facilitará las preguntas directas en el futuro.
Libros de recortes de la empresa
Cree un álbum de recortes de la compañía que destaque las noticias positivas y las actividades de la compañía. Elabore estos libros cuando tenga tiempo de inactividad y colóquelos en su área de espera para que los visitantes los revisen. Estos libros brindarán una forma constructiva para que los visitantes pasen el tiempo mientras esperan su cita y pueden ayudarlos a familiarizarse más con su compañía al mismo tiempo. Al mantener a sus invitados ocupados, podrá mantener su atención en otras tareas y llamadas telefónicas, lo que aumenta la eficiencia de su organización.
Refrescos
Mantenga los refrigerios al alcance de la mano en su recepción. Instale un refrigerador pequeño para almacenar bebidas frías debajo de su escritorio o en el área de espera. Tenga a mano una cafetera de una taza, junto con productos estándar de café como azúcar y crema. Coloque una bandeja de productos horneados en el mostrador de la recepción o un tazón de caramelos duros. Al tener estos refrigerios cerca, puede brindar una cálida recepción al huésped de su empresa sin la necesidad de salir del área de recepción.
