Si planea trabajar como secretario o asistente administrativo, debe asegurarse de tener las habilidades adecuadas. El papel del secretario y asistente administrativo ha cambiado rápidamente en los últimos años, y las habilidades que necesitan esos individuos también han evolucionado. Comprender qué habilidades y capacidades son más importantes puede hacer que su búsqueda de empleo sea más fácil y más exitosa.
Habilidades computacionales
La mayor parte del trabajo de secretaría ahora se realiza en computadoras, por lo que las secretarias deben tener habilidades informáticas sólidas. Esas habilidades incluyen la capacidad de usar los principales paquetes de software de oficina como Microsoft Office. Los posibles secretarios deberían familiarizarse con varias versiones diferentes de Microsoft Office, ya que no todas las compañías usan la última versión.
Buena capacidad de comunicación
Los secretarios necesitan tener habilidades de comunicación sólidas, tanto escritas como verbales. A menudo se pide a los secretarios que se comuniquen en nombre de sus jefes, y necesitan poder presentarse a sí mismos y a sus empleadores de la mejor manera posible. A menudo se les pide a los secretarios que compongan cartas con solo una instrucción mínima de sus jefes. Eso significa que deben tener un excelente dominio del idioma inglés y un firme conocimiento de la etiqueta empresarial y los formatos adecuados de comunicación empresarial. La necesidad de una excelente comunicación se extiende a todas las áreas, desde comunicaciones relativamente informales como correo electrónico y mensajería instantánea, hasta propuestas comerciales y cartas formales.
Mecanografía y habilidades administrativas
Los secretarios deben tener habilidades de escritura muy fuertes, ya que una buena parte de su día se pasa escribiendo letras, notas, correos electrónicos y otras comunicaciones escritas. Muchos empleadores requieren que los solicitantes de secretaría realicen una prueba de mecanografía, así que prepárese y practique sus habilidades de mecanografía antes de la entrevista. Muchas secretarias también realizan funciones administrativas, como contabilidad básica y nóminas. Las habilidades matemáticas sólidas son importantes en las profesiones de secretaría, por lo que perfeccionar esas habilidades es muy importante.
Los talentos de la gente
Las habilidades interpersonales fuertes son esenciales para cualquier secretario o asistente administrativo. Estas personas trabajan habitualmente con diferentes departamentos y necesitan poder llevarse bien con todos los miembros de la organización para poder realizar su trabajo de manera efectiva. Los secretarios también trabajan con quienes están fuera de la organización, a menudo sirviendo como sustitutos de sus jefes. Una actitud amistosa y la capacidad de llevarse bien con los demás es esencial para este trabajo.
