La documentación forma parte de la vida cotidiana en el mundo de la recopilación de datos personales, financieros y generales y, por lo tanto, solo es apropiado que se realicen auditorías periódicas de los métodos para el manejo de documentos. La auditoría muestra qué medidas se están implementando, los métodos que deben cambiarse y las formas de realizar dichos cambios.
Procedimiento de adquisición
Una organización debe verificar periódicamente si se sigue su procedimiento para la obtención de documentos. La auditoría puede mostrar si la organización cuenta actualmente con un método de gestión de la documentación, si los documentos necesarios son aprobados por el personal autorizado y qué tan eficientemente se manejan los cambios en los documentos. Esta parte de la auditoría también puede mostrar qué tan accesibles son los documentos.
Almacenamiento de documento
Los documentos pueden ser almacenados como copias impresas o archivos computarizados. La auditoría puede mostrar si los sistemas de almacenamiento de registros se configuran de acuerdo con las necesidades de la organización. La auditoría también debe mostrar cuánto tiempo se guardan en el archivo tanto los documentos impresos como los informatizados. La auditoría debe determinar si los documentos se mantienen en buenas condiciones y están protegidos contra daños, deterioro o pérdida.
Descripción de los documentos
La auditoría debe verificar cómo se describen los documentos en el sistema de archivo de una organización. La documentación puede enumerarse por nombre, número o en forma descriptiva. Un documento puede tener una descripción breve y relevante para facilitar su localización. La auditoría debe mostrar si los documentos se archivan sistemáticamente por número de versión y fecha de revisión.
