Las organizaciones tienen incentivos para monitorear sus operaciones de nómina. Además del fraude que drena los recursos, existen regulaciones que regulan los impuestos, el empleo y la privacidad de los datos que conllevan consecuencias legales y financieras por el incumplimiento. Las auditorías de nómina confirman la precisión de la nómina, identifican vínculos débiles en el procesamiento de la nómina y aseguran que los procedimientos y políticas de compensación minimicen el riesgo. También sirven como una verificación cruzada de los hallazgos de auditorías anteriores. Ya sean realizadas por un equipo interno o una firma de auditoría externa, las listas de verificación de auditoría de nómina cubren las categorías clave.
Verificar registros de empleo
La nómina se centra en el archivo maestro de cada empleado y en el registro de la organización de la tasa de pago asignada a un trabajador. Los factores que se toman en cuenta incluyen el número de empleado, la elegibilidad para el beneficio, el estado de empleo y los ingresos hasta la fecha. Las auditorías de nómina comparan el contenido del archivo con el pago emitido, rastrean los cambios y modifican las autorizaciones, y revisan las medidas de seguridad como el acceso. Una auditoría del archivo maestro también confirma que solo se está pagando a los empleados activos y elegibles, y revisa la puntualidad de las transacciones de separación de empleados.
Examinar las responsabilidades de nómina
Un auditor de nómina desea asegurarse de que el pago bruto y las deducciones del cheque de pago se hayan calculado correctamente. La retención de impuestos, las contribuciones de jubilación, las primas de beneficios y los embargos deben ser verificados. Los auditores revisan los adelantos salariales y los préstamos a los empleados, señalando la existencia de políticas escritas, documentación adecuada y verificaciones y saldos administrativos. Los bonos y las comisiones se verifican en comparación con los programas de ventas e incentivos y las políticas y procedimientos aplicables. Las compensaciones diferidas, como las vacaciones pagadas tomadas en un período de pago diferente, también merecen la atención de un auditor.
Monitoreo de transacciones de cronometraje
Las horas trabajadas deben documentarse, ya sea en papel o electrónicamente, para que los empleados reciban un pago adecuado. El tiempo libre pagado puede vincularse a las horas en el trabajo, lo que requiere una auditoría de pago por enfermedad, licencia personal, licencia militar pagada y días de vacaciones. El aspecto de hora de una auditoría de nómina revelará pagos en exceso, pagos insuficientes y discrepancias en los procedimientos de aprobación que se han implementado para reducir los informes de tiempo deshonestos.
Verificar gastos de empleo
Los informes de gastos rellenados que inflan el costo de la nómina y posiblemente violan las regulaciones del Servicio de Impuestos Internos pueden ser descubiertos en una auditoría de nómina.Además de garantizar que las solicitudes de reembolso se adhieran a la política de la compañía y al procedimiento de aprobación, los auditores de nómina verifican los recibos y calculan los totales de gastos para garantizar su precisión. La revisión de las cuentas o centros de costos que corresponden a los pagos por viajes y otros gastos de empleo garantiza que los estados financieros presenten valores precisos del costo de los bienes vendidos, mano de obra e inventario.
