Si alguna vez buscó a un empleado y finalmente descubrió, después de preguntar a tres personas diferentes, que está de vacaciones o fuera a almorzar, una hoja de registro de trabajo podría ser un valioso ahorro de tiempo. Las hojas de registro de trabajo pueden ser útiles para monitorear las idas y venidas de los empleados, así como un método informal para rastrear el tiempo de los empleados para calcular los cheques de pago. Además, puede usar las hojas de registro de trabajo para determinar en qué proyectos están trabajando los empleados actualmente.
Determine el propósito de su hoja de registro de trabajo. Designe a un miembro del personal de recursos humanos para mantener la precisión, integridad y almacenamiento de las hojas de registro de trabajo. Algunas hojas de registro son para fines de cronometraje que la nómina utiliza para calcular los salarios, por lo tanto, es esencial que las mantenga como registros oficiales al igual que otros registros de empleo. Otras hojas de registro son útiles para indicar qué empleados están en el trabajo y en las instalaciones, y quién está fuera de la oficina o de vacaciones. Si utiliza las hojas de registro además de los registros de tiempo oficiales, no es tan importante almacenar las hojas de registro como parte de los registros oficiales de nómina y empleo de su empresa.
Obtenga un censo de empleados y ordene a los empleados por rango o posición, departamento y título de trabajo. En función de lo que pretende lograr a través del seguimiento de los empleados que inician sesión, es posible que desee tachar a los gerentes y ejecutivos de alto nivel de la lista. Si la lista es para propósitos de asistencia o para determinar cuándo ciertos empleados están dentro o fuera de la oficina, deje la lista intacta con los nombres de todos los empleados. Si su propósito es delegar asignaciones de trabajo, determine si los empleados deben estar al tanto de las asignaciones de trabajo para gerentes y ejecutivos y revise su lista en consecuencia.
Ordenar empleados por turno o horario de trabajo. Por ejemplo, cree tres listas separadas o hojas de inicio de sesión si su empresa opera las 24 horas. Los nombres de los empleados deben ordenarse por día, tarde y tarde por la noche.
Escriba los nombres de los empleados, primero por departamento y luego en orden alfabético, en el eje vertical de su hoja de cálculo. Por ejemplo, en el margen izquierdo del eje vertical, enumere “Recursos humanos” y los nombres de los empleados de recursos humanos debajo del nombre del departamento.
Escriba encabezados en las columnas a lo largo del eje horizontal de la hoja de cálculo. Si no incluye los nombres de los departamentos en el eje vertical, cree una columna a la derecha del nombre de cada empleado para enumerar el departamento en el que trabaja el empleado. Continúe con los encabezados de columna como "Número de identificación del empleado", y una columna para " Fuera de la oficina ”. Para rastrear las horas diarias, escriba" Tiempo de entrada "y" Tiempo de espera ", seguido de dos columnas idénticas para" Tiempo de entrada "y" Tiempo de espera "para registrar la hora del almuerzo. Considere otra columna en el extremo derecho de la hoja de cálculo para obtener notas o información adicional, como proyectos o tareas de trabajo.
Coloque las hojas de registro de trabajo en un lugar visible en la entrada de un empleado y reemplácelas diariamente o cuando sea necesario.
Advertencia
Si sus números de identificación de empleado son los mismos que los de la Seguridad Social, mantenga la confidencialidad de la información de los empleados y no incluya esta columna en su hoja de cálculo. Use su juicio independiente en su decisión de incluir cualquier otra forma de número de identificación de empleado.
