Presentarte cara a cara es sencillo ya que hay una convención establecida que seguir. Invariablemente, le darás la mano a tu nuevo conocido y le dirás tu nombre. Llegar por correo electrónico es más difícil. ¿Cuál es el saludo apropiado? ¿Qué tan formal debe ser? Al igual que con cualquier comunicación comercial, hay ciertas reglas que debe seguir para mantener su mensaje profesional.
Crea una línea de asunto convincente
Dado que su mensaje puede estar compitiendo con otros 500 en la bandeja de entrada del destinatario, deberá elaborar una línea de asunto que aliente al destinatario a abrir su correo electrónico. Aquí se menciona que alguien lo ha referido: "Jennifer Williams me sugirió que lo contactara", ya que la familiaridad podría alentar a su posible cliente a hacer clic. O bien, puede mencionar el propósito de su correo electrónico. "Preguntar acerca de sus servicios de catering" debe hacer que el destinatario haga clic. Mantenga la línea de asunto en menos de 30 caracteres para que sea legible en un teléfono inteligente.
Use un saludo formal
El correo electrónico se reconoce como un método de comunicación menos formal que las cartas comerciales, y puede sentirse tentado a dirigirse a su destinatario de manera informal, por ejemplo, "Hola David". Esto está bien si conoce a la persona o trabaja en una industria informal, pero No es apropiado si está enviando un correo electrónico a alguien en una industria conservadora como las finanzas o el gobierno. En caso de duda, "Estimado Sr. Matterson", o simplemente "Sr. Matterson "funcionará bien.
Presentarte
Indique su nombre, cargo y otros detalles que sean relevantes para el destinatario. Esta es su oportunidad de hacer una conexión humana con el destinatario, por ejemplo, mencionando una escuela, lugar de trabajo o industria que tenga en común. Por ejemplo, podría escribir: “Mi nombre es Sonia Jindal. Soy un antiguo alumno de UCLA que trabaja en diseño gráfico ”. Mencionar un conocido mutuo es una ventaja, ya que el destinatario puede ser más receptivo si ha sido referido por alguien que conoce y confía.
Explica lo que quieres
Explica por qué estás escribiendo. Mantenga su mensaje claro y conciso para evitar malentendidos. "Trabajo para ABC Company y me encantaría contarle acerca de un evento que estamos lanzando" es mejor que "¡Noticias emocionantes sobre nuestro nuevo evento!" Incluya una clara llamada a la acción al decirle al destinatario lo que le gustaría que sucediera siguiente. Para programar una llamada de seguimiento, por ejemplo, puede escribir: "Me gustaría programar una llamada para discutir el asunto más a fondo, ya que existe un gran potencial para que colaboremos. ¿El lunes por la tarde trabajaría para ti?
Terminar con la gratitud
Agradezca al destinatario por su tiempo y atención. Los correos electrónicos que terminan en gratitud reciben un aumento del 36 por ciento en las tasas de respuesta promedio. Las buenas opciones incluyen "gracias de antemano", "muchas gracias por su tiempo" o simplemente "gracias". Firme con su nombre y detalles de contacto.
No te olvides de editar
Asegúrese de revisar su correo electrónico antes de enviarlo. Solo tiene una oportunidad de causar una primera impresión, y los errores de ortografía pueden hacer que se vea poco profesional. Asegúrate de que tu gramática sea correcta y que uses oraciones completas y escritura formal, en lugar de usar abreviaturas y expresiones que puedas usar con amigos pero no con un jefe.
Puede ser útil imprimir la carta y leerla en voz alta y, si tiene a alguien cerca, pídale a un amigo o familiar que lea también lo que escribió.
