Cuando necesita actualizar un manual de capacitación, un proceso de negocios o un manual, el vehículo perfecto es una nota de capacitación. El formato de nota le permite dirigirse a sus destinatarios e incluir información de seguimiento oportuna, y es especialmente útil en situaciones donde se han agregado nuevas consideraciones legales o pasos necesarios a un proceso existente. Al seguir unos simples pasos, puede asegurarse de que su memo comunique sus ideas de manera clara y sucinta, al tiempo que evita las dificultades comunes.
Identifique su audiencia. Esto le ayudará a incluir la información más pertinente para su nota. Por ejemplo, si está escribiendo para explicar cómo usar la nueva copiadora en el tercer piso, no envíe la nota a todos los empleados del edificio. O si una nueva ley afectará la forma en que se toman las declaraciones juradas en una oficina legal, no es necesario que incluya al equipo de mantenimiento.
Introduce tu tema. El primer par de líneas debe informar a sus lectores por qué este memo es importante para ellos. Hágales saber cuál fue el proceso anterior, o a qué proceso actual se aplica esta actualización, así como el motivo de la actualización.
Esquema de los nuevos pasos o requisitos. Use solo un nivel de encabezados y mantenga sus explicaciones concisas y enfocadas. Incluya la información actualizada, así como los pasos o procesos anteriores que ya no se deben seguir o realizar.
Incluir una línea de tiempo. Indique claramente a su audiencia cuándo entrará en vigencia la nueva política. Si se trata de un cambio inmediato, indique claramente si hay algún período de gracia o proceso de transición para el procedimiento anterior. Por ejemplo, si hay un nuevo formulario para solicitar un permiso de ausencia, informe a los empleados qué sucederá con las solicitudes que ya se están procesando.
Cierre con pasos de seguimiento. Al final de su memo, hágale saber a su audiencia qué deben hacer si tienen preguntas que no han sido respondidas en su documento. Esto puede incluir un enlace a documentación adicional o un número de contacto al que pueden llamar. Si su memo de entrenamiento es parte de una serie de actualizaciones, indique cuándo estará lista la próxima actualización.
Consejos
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Limite su nota a un tema principal. Use la segunda persona (usted) para hablar directamente a su audiencia.
