Mantener a sus supervisores, compañeros y subordinados bien informados es esencial para una oficina que funcione sin problemas. Si bien se intercambia una gran cantidad de información diaria en persona, por correo electrónico o por teléfono, a veces es necesario escribir un memorando de oficina que recuerde las discusiones y las acciones que ya han tenido lugar (incluidas las evaluaciones de los empleados) y / o todo el mundo un "heads up" con respecto a los cambios inminentes. Esto es lo que necesita saber para recopilar sus pensamientos y escribir una nota efectiva.
Identifique el propósito de la nota que desea escribir. Trate de resumirlo en una oración corta. Ejemplos: Orientación para Nuevos Empleados; Nuevos procedimientos para procesar reclamaciones de viaje; Vacaciones potluck Esta oración constituirá la línea "Asunto" en la parte superior de su nota directamente debajo de los destinatarios.
Identifique a los individuos a los que irá la nota. Si es solo para unas pocas personas, la nota los identificará por nombre, título y departamento. Sin embargo, si se dirige a un grupo grande, se identificarán con un título colectivo. Ejemplos: Todos los empleados; Gerentes de la División 4; Personal de apoyo administrativo. Esta información se colocará en la línea "Para" de la nota.
Identifíquese y su título en la línea "De". Incluso si todos te conocen como "Bob", debes identificarte con tu nombre y apellido.
Siga la "Regla de 3" para construir el contenido de su memo; específicamente, dígales a sus lectores lo que les va a decir, dígales qué es y termine reiterando lo que acaba de decirles. Por ejemplo, tal vez su nota se trate de recordarles a sus empleados que las distracciones de la temporada navideña hacen que sea un momento popular para que los ladrones roben artículos como carteras y artículos personales que se dejan a la vista. El primer párrafo les aconsejaría sobre la necesidad de ser cautelosos. El segundo párrafo ofrecería consejos sobre el bloqueo de escritorios y puertas y estar más al tanto de los visitantes. El tercer párrafo recomendaría acciones a tomar si observan un comportamiento sospechoso o son víctimas de un robo en la oficina.
Use viñetas para las notas que proporcionan contenido de procedimiento o cualquier tipo de lista de verificación. Estos son mucho más fáciles de seguir y entender que incrustarlos en un párrafo narrativo.
Observe la regla de los márgenes de 1 pulgada en los lados izquierdo y derecho y en la parte inferior de la página. La parte superior de su página es probablemente una forma de membrete o una plantilla que reducirá su margen superior varias pulgadas. Si no tiene membrete, puede crear un documento de aspecto agradable al centrar la palabra "MEMO" en negrita 2 o 3 pulgadas hacia abajo desde la parte superior de la página. El "Para:", "De:" y "Asunto:" se escribirán en el margen izquierdo. El cuerpo de la nota es de un solo espacio.
Utilice un 12 pt. Fuente que será fácil de leer para tus destinatarios. Times New Roman y Courier son estándar; Bookman y Palatino también son aceptables.
Revisa tu contenido a fondo antes de imprimirlo.
Fotocopie todas las copias que necesite y distribúyalas a los destinatarios.
Consejos
-
Siempre que sea posible, mantenga su nota en una página. Con todo lo que todo el mundo en una oficina tiene que hacer, es probable que cualquier nota que vaya a varias páginas se guarde para su posterior lectura y eventualmente llegue a la parte inferior de la pila. Si el contenido es de carácter urgente o si se trata de una próxima reunión que deben colocar en sus calendarios, asegúrese de que esto se destaque en la línea de asunto para que sus lectores no se lo pierdan.
Advertencia
Si el contenido de su memo es negativo o tal vez está escrito con el espíritu de un momento perturbador, déjelo a un lado por algunas horas o hasta el día siguiente y léalo nuevamente.
