La comunicación efectiva y el intercambio de información son fundamentales para el éxito del proyecto. La comunicación clara garantiza que cada miembro del equipo entienda su rol y objetivos en el proyecto. El intercambio continuo de información mantiene a todos los miembros del equipo al tanto del progreso y destaca cualquier problema que pueda afectar el progreso. La falta de comunicación efectiva puede llevar a demoras costosas que impactan el éxito del proyecto.
Plan de proyecto
El plan del proyecto es fundamental para todas las comunicaciones del proyecto según lo informado por TechRepublic. El plan le permite a cada miembro del equipo saber qué debe entregar el proyecto y quién es responsable. Proporciona las fechas clave y las dependencias del proyecto y divide los programas complejos en componentes más pequeños que los miembros individuales pueden entender más fácilmente.
Visión
La comunicación garantiza que todos los miembros del equipo compartan la misma visión del resultado del proyecto. Una edición de 2002 del "Houston Business Journal" describió cómo los arquitectos, una empresa de construcción y los desarrolladores colaboraron con los gerentes de las empresas clientes para lograr el éxito del proyecto a través de un único objetivo compartido: un parque empresarial que satisfaga las necesidades de sus usuarios.
Planificación de la comunicación
Un gran proyecto involucra a muchos miembros del equipo y una amplia gama de canales de comunicación. Para garantizar una comunicación e intercambio de información efectivos, es importante que el gerente del proyecto planifique y administre el proceso desde el principio, identificando quién necesita información diferente en las distintas etapas del proyecto. El proceso es continuo según la consultora Project Perfect, quien afirma que los gerentes de proyecto dedican la mayor parte de su tiempo a las tareas de comunicación.
Gestión de la información
Los miembros del equipo necesitan un acceso rápido a las últimas versiones de la documentación del proyecto. Al crear un sitio web o base de datos de un solo proyecto, los gerentes de proyectos pueden centralizar toda la información y brindar a los miembros del equipo acceso seguro a documentos importantes como planes, horarios, proveedores, actas de reuniones e informes de progreso.
Estado
TechRepublic identifica los informes de estado como una de las comunicaciones más importantes del proyecto. Compartir actualizaciones de estado garantiza que todos los miembros del equipo estén al tanto de cualquier problema crítico o cambios inesperados que puedan afectar los cronogramas o costos del proyecto. Entonces pueden tomar cualquier acción correctiva necesaria.
Herramientas
Las herramientas de comunicación, como el correo electrónico, la videoconferencia y la teleconferencia, hacen que sea sencillo y conveniente para los miembros del equipo del proyecto colaborar e intercambiar información, incluso cuando trabajan en diferentes ubicaciones. Las herramientas de redes sociales también están jugando un papel importante en la gestión de proyectos. Los miembros pueden usar herramientas, como Twitter o Facebook, para publicar breves actualizaciones de estado o comentarios sobre problemas importantes del proyecto.
