La ley laboral federal requiere que los empleadores mantengan registros precisos de las horas de trabajo de un empleado. Hacer que los empleados realicen un seguimiento de sus horas con una tarjeta de tiempo, ya sea mediante el uso de un reloj o un documento escrito a mano, requiere que un empleador cumpla con ciertas reglas establecidas por la Ley de normas laborales justas (FLSA).
Mantenimiento de registros
La información que se registra en la tarjeta de un empleado se ve como un documento oficial. Sin embargo, el Departamento de Trabajo de los EE. UU. Sugiere que se incluya la fecha completa de los días trabajados, con el tiempo y el tiempo fuera claramente enumerados, junto con el total de horas trabajadas para cada día. Las tarjetas de tiempo para cada empleado deben mantenerse archivadas durante al menos dos años. El Departamento de Trabajo requiere que los empleadores mantengan los archivos disponibles para una inspección. Guarde los registros en un lugar de fácil acceso, ya que es posible que se le solicite que proporcione más información en función de los datos que figuran en cada tarjeta de tiempo. Mantenga los registros de un empleado durante dos años, incluso si esa persona ya no está empleada por usted.
A través del tiempo
El registro preciso de las horas trabajadas mediante el uso de una tarjeta de tiempo es esencial para determinar si sus empleados tienen que pagar horas extras. Los trabajadores tienen derecho a un pago adicional por las horas informadas en una tarjeta de tiempo que exceda de 40 en una semana laboral determinada. La FLSA describe una semana laboral como siete días consecutivos de 24 horas, que pueden comenzar en cualquier día de la semana que elija, o un total de 168 horas continuas. A un empleado se le debe pagar, como mínimo, una tasa de 1 1/2 veces cualquiera que sea su tarifa por hora normal por cada hora de tiempo extra. Algunos trabajadores están exentos de las reglas de tiempo extra, como ciertos tipos de vendedores, empleados ejecutivos y profesionales, trabajadores agrícolas y otros. Vea el enlace provisto en la sección de recursos a continuación para obtener más información sobre las exenciones de los empleados.
Política escrita
Desarrolle los estándares que espera que cumplan sus empleados cuando se trata de registrar las horas que trabajan, como los horarios exactos de inicio y abandono, la cantidad de horas que deben trabajar cada día y la cantidad de tiempo que se da para los descansos. Asegúrese de que cada trabajador sepa que está prohibido registrar falsamente las horas que han trabajado, o golpear a propósito la tarjeta de tiempo de un compañero de trabajo. Determine qué acción disciplinaria tomará si no se siguen estos procedimientos, hasta e incluyendo la posible terminación. En el caso de que un empleado lo desafíe legalmente por la cantidad de tiempo que le pagaron, contar con pautas que expliquen su procedimiento para documentar el tiempo trabajado ayudará en gran medida a ayudar a su lado del argumento.
