JISC InfoNet describe la gestión de registros como la gestión sistemática de todos los registros junto con la información o los datos que contienen. En el pasado, estos registros se almacenaban en formato de papel y cada organización grande tenía un registro, a veces manejado por un ejército de empleados. Hoy en día los sistemas de gestión de registros electrónicos se han hecho cargo. Tanto los sistemas de gestión de registros manuales como los electrónicos tienen claras ventajas y desventajas.
Recuperación y uso compartido de datos
Una de las principales razones por las que muchas organizaciones se han quedado sin papeles es la facilidad con que un sistema electrónico permite recuperar y compartir información. Cuando los datos se guardan en papel y se almacenan en un registro, recuperarlos presenta un desafío. Además, la información solo puede ser utilizada por un individuo a la vez. Si bien los sistemas electrónicos resuelven este problema, también tienen otros desafíos.
Costo del equipo y potencial de obsolescencia
Cuando una organización se queda sin papel, hay grandes volúmenes de datos en papel que deben ser escaneados y almacenados en formato digital. El hardware y el software necesarios para este ejercicio cuestan una cantidad sustancial de dinero. Aparte de los costos iniciales, una desventaja importante con los sistemas electrónicos es que tanto el hardware como el software se vuelven obsoletos en un tiempo relativamente corto. El hardware podría requerir cambios en tan solo 18 meses, mientras que el software cambia cada 2-3 años.
Los sistemas electrónicos y el problema de la gente
La implementación de un sistema de gestión de registros electrónicos exige un cambio en las actitudes de los empleados. Cualquier cambio radical en una organización es visto con escepticismo por muchos empleados que no están seguros de cómo los afectarán tales cambios. Cuando las formas más antiguas de organización de los archivos son reemplazadas por nuevas, el empleado siente una pérdida de control y esto debe abordarse con las garantías del empleador, y respaldado por el éxito del sistema implementado.
Seguridad y otros asuntos
Con el aumento del intercambio de información que un sistema de gestión de registros electrónicos hace posible, surge el problema de la seguridad. A menos que se tomen las medidas adecuadas, es posible que la información confidencial de la empresa termine en las manos equivocadas. Además, la administración de registros podría convertirse en un problema cuando el sistema está obstruido con registros innecesarios (como copias de documentos). No es raro encontrar situaciones en las que una cantidad sustancial de registros mantenidos sean en realidad correo basura.
