Los procedimientos de control interno se utilizan para prevenir el fraude y son vitales para todas las organizaciones bien administradas. Tales sistemas separan los deberes entre los empleados dentro de una organización. Es importante tener a mano manuales de procedimientos de control interno. Los empleados los utilizan como referencias cuando se trata de procedimientos o deberes. La información contenida en los manuales de procedimientos de control interno varía de una compañía a otra, pero el procedimiento para escribir uno es el mismo.
Escribe un resumen y tabla de contenidos. El resumen describe brevemente la responsabilidad fiscal, que incluye los conceptos y componentes del control interno. La tabla de contenidos comienza con la segregación de tareas. Los contenidos que suelen seguir son: Revisiones, Conciliaciones, Aprobaciones, Activos, Desembolsos, Recursos Humanos, Compras y Contactos.
Completa la sección Segregación de tareas. Resuma los detalles relacionados con la separación de tareas para cosas como los empleados que reciben y publican pagos, en lugar de depositar pagos. Otra separación importante es que si un empleado es un beneficiario, otro empleado realiza el pago.
Determine los procedimientos para las siguientes dos secciones, Revisiones y Conciliaciones. Las revisiones son procedimientos establecidos para realizar rutinariamente investigaciones presupuestarias, inspecciones al azar e investigar actividades inusuales. La sección Reconciliaciones contiene procedimientos como la comparación de conjuntos de datos para garantizar la precisión, el análisis de las diferencias y la adopción de medidas. Esto también incluye específicamente describir que un empleado que ingresa transacciones no concilia ninguna de las cuentas bancarias.
Completa las secciones de Aprobaciones, Activos y Distribuciones. La parte de Aprobaciones establece qué empleados tienen autoridad para aprobar transacciones. Solo se otorga autoridad a los empleados responsables con un conocimiento detallado de la empresa. La sección Activos enumera todos los tipos de activos dentro de la organización. Bajo cada categoría de activos, se describen procedimientos específicos que detallan cómo se manejan y monitorean los activos. La sección de Distribuciones detalla las políticas y procedimientos de la compañía para distribuir dinero, incluidos los cheques de nómina.
Complete el manual terminando las últimas tres secciones: Recursos Humanos, Compras y Contactos. La sección de Recursos Humanos (HR) detalla las instrucciones para los empleados de HR sobre cómo se maneja la información de los empleados. La sección de Compras explica los procedimientos de compra de la compañía. Finalmente, la sección Contactos enumera las personas de la empresa a las que los empleados pueden contactar cuando surgen preguntas o problemas.
