En su forma más simple, el control interno es la suma de todo lo que su empresa hace para identificar y reducir los riesgos que, según los EE. UU.La Administración de Pequeñas Empresas, a menudo consume alrededor del 5 por ciento de los ingresos anuales de una empresa. Aunque las empresas de todos los tamaños enfrentan riesgos de fraude, robo y abuso de los activos de la empresa, las pequeñas empresas con procedimientos de documentación inadecuados suelen ser más vulnerables. Los procedimientos de documentación contribuyen a, y son parte de, fuertes controles internos.
Mayor responsabilidad
Si bien los procedimientos de documentación bien desarrollados refuerzan los controles internos preventivos y de detección, los procedimientos de documentación inadecuados son la razón principal por la que algunas empresas no se dan cuenta de que se están cometiendo robos o fraudes hasta que es demasiado tarde, señala el "Diario de Contabilidad". Los procedimientos de documentación formal brindan una guía para implementar los controles y aumentan la responsabilidad, ya que sus empleados deben probar y verificar, en lugar de simplemente indicar, que siguieron o realizaron un control interno.
Valor probatorio
Los procedimientos de documentación crean evidencia rastreable, que incluye quién estuvo involucrado en una tarea o transacción financiera y cuándo y cómo estuvo involucrada. Puede crear procedimientos como el sellado de fecha y hora que funcionan entre bastidores, así como establecer reglas de documentación para que los empleados los sigan. Ambos son igual de importantes para reconstruir acciones al rastrear transacciones y crear pistas de auditoría. Por ejemplo, recibos de comprobantes firmados, copias de cheques de reabastecimiento de caja chica, la identificación de inicio de sesión de un empleado y los sellos de fecha y hora de la computadora proporcionan evidencia de seguimiento de auditoría.
Gestión de información más segura
Los adjuntos reales o escaneados, las notas al pie en un informe financiero y el registro de cambios de una computadora son ejemplos de procedimientos de documentación que contribuyen y fortalecen los controles de gestión de la información. Todos son útiles para documentar los motivos de la corrección o el ajuste de registros comerciales electrónicos o en papel, que en última instancia le ayudan a prevenir y detectar el fraude y el robo de empleados. El sello de fecha y hora correspondiente y la evidencia de aprobación previa, como las iniciales del gerente del departamento, fortalecen aún más los controles de administración de información.
Mejor control de calidad
Además de prevenir el fraude interno y externo, los procedimientos de documentación de gestión de inventario y almacén pueden respaldar los controles de calidad. Estos incluyen exigir a los empleados del almacén que cuenten, inspeccionen y documenten la mercancía entrante y saliente dañada. Los procedimientos de prevención de fraude y robo que contribuyen a un buen control interno incluyen una regla de documentación que requiere que los empleados completen, firmen y envíen una hoja de selección para cada pedido de cliente saliente y procedimientos de etiquetado que registran e identifican los artículos del inventario, incluidas las descripciones, los números de pieza, las unidades de Medida y cantidades.
