Para muchas empresas, el inventario representa el activo físico más grande que posee la empresa. Estas empresas almacenan su inventario en almacenes hasta que lo necesitan en producción o para entregar a un cliente. El personal del almacén se encarga del proceso de recepción cuando llega el inventario de los proveedores. El personal de almacén también gestiona el envío de pedidos completados a los clientes. Los almacenes dependen de los controles internos para garantizar que el inventario se registra con precisión y se mantiene seguro.
Numeración secuencial
Los procedimientos de control interno incluyen el uso de la numeración secuencial para todos los documentos de recepción, documentos de envío y documentación de transferencia de almacén. La numeración secuencial requiere que cada tipo de documento incluya un sistema de numeración, y que cada formulario esté numerado en orden. Esto permite al almacén contabilizar cada formulario independiente utilizando el número de formulario. Si falta alguna página, el personal del almacén puede identificar las páginas específicas según los números que faltan.
Cámaras de vídeo
Los procedimientos de control interno también implican el uso de cámaras de video en todo el almacén. Las cámaras de video monitorean todas las actividades que ocurren dentro del almacén y todos los movimientos relacionados con el inventario. Si el inventario desaparece, la compañía revisa la grabación del video. Cualquier transferencia de inventario no autorizada aparece en la grabación de video y proporciona evidencia del evento real.
Segregación de deberes
Los procedimientos de control interno en el almacén también incorporan la segregación de las responsabilidades del almacén. Cada actividad que ocurre en el almacén requiere que varios empleados completen pasos individuales. Por ejemplo, cuando un almacén recibe inventario, un empleado documenta las cantidades y los productos recibidos, mientras que otro ingresa esa información en el sistema informático. Un tercer empleado podría comparar estos números con el albarán del proveedor.
Auditoria de inventario fisico
La auditoría de inventario físico representa un procedimiento de control interno realizado al menos una vez al año. El personal del almacén cuenta físicamente cada artículo del inventario, creando un registro de la cantidad real de cada uno. La auditoría del inventario físico implica traer personal que no esté en el almacén para volver a contar el inventario. Los empleados comparan el segundo recuento de inventario con el primero e identifican cualquier discrepancia. Otro grupo de empleados cuenta el inventario con discrepancias para determinar el recuento final. Una vez que se determinan las cantidades de inventario finales, las cantidades del sistema se ajustan para igualar el conteo de la auditoría.
