Crear cheques y balances es una de las mejores maneras de ayudar a que una empresa prospere. En un sistema empresarial que utiliza controles y balances, los roles se definen más claramente. La creación de controles y balances le permite implementar un sistema de contabilidad que promueve la separación de tareas. Implementar controles y balances en su negocio es fundamental para ayudarlo a identificar el robo interno y externo.
Compre un sistema de software de contabilidad, si aún no lo tiene. Un programa de contabilidad popular para pequeñas empresas es el software de contabilidad Intuit QuickBooks. Su sistema de contabilidad debe poder registrar y analizar datos de forma rápida y precisa. El software de contabilidad debe ser simple y fácil de usar, pero debe poder expandirse a medida que su negocio se expanda.
Establecer roles claramente definidos para los empleados. Lo más importante que debe hacer para crear controles y saldos en su negocio es separar las tareas lo más posible. La persona a cargo del manejo de efectivo o del dispositivo de punto de venta de su empresa no debe ser la misma persona que cuenta y registra las ventas del día.
Separar las cuentas por cobrar aranceles de las cuentas por pagar. No desea que la persona a cargo de recibir el pago de las facturas y servicios prestados sea la misma persona responsable del pago de las facturas salientes y la nómina. Hacer que las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar sean intercambiables puede llevar a una seria apropiación indebida de efectivo.
A los vendedores nunca se les debe permitir administrar el inventario o ordenar materiales de un proveedor. Implemente controles y balances que hagan a un empleado responsable de comprar materiales o suministros y otro empleado responsable de mantener el inventario terminado en niveles óptimos.
Establezca controles de inventario que minimicen el riesgo de robo interno de su empresa. Su dispositivo de punto de venta debe funcionar al unísono con su sistema de contabilidad para garantizar que los números de inventario sean precisos. Las ventas, en términos de efectivo, deben combinarse fácilmente con el inventario disponible. La creación de los controles y balances adecuados minimiza la exposición de su empresa al fraude y otras apropiaciones indebidas.
