La gestión de eventos implica la aplicación de prácticas de gestión de proyectos para diseñar, planificar y coordinar ocasiones especiales como fiestas, recaudación de fondos, actividades deportivas y otros asuntos. Dependiendo del tamaño del evento, los sistemas de información (software de computadora que generalmente consiste en un repositorio de datos y una interfaz de usuario para manipular los datos) se utilizan para rastrear al personal y los recursos.
Historia
La industria de la gestión de eventos ha crecido enormemente en los últimos 50 años, ya que los eventos ya no se celebran exclusivamente en las grandes ciudades. Desde 1949, el Consejo de Enlace de la Convención ha proporcionado herramientas y programas para profesionales de la industria. Su iniciativa de Intercambio de Prácticas Aceptadas ha trabajado para desarrollar estándares relevantes desde 1997. En particular, el Consejo Consultivo de Tecnología busca desarrollar formularios y protocolos estándar para los sistemas de información de gestión de eventos. Al asegurar la compatibilidad entre los sistemas, estos estándares promueven la eficiencia. Una vez que una profesión relativamente no regulada, la gestión de eventos es ahora incluso un campo de estudio en las universidades, que ofrecen certificados y programas de diploma. Estos programas proporcionan instrucción especializada sobre las tareas del sistema de información de administración de eventos que se utilizan comúnmente y que automatizan muchas funciones de planificación y logística.
Función
Un sistema de información de gestión de eventos está diseñado para facilitar el seguimiento del personal y los recursos necesarios para ejecutar eventos. Por lo general, su propósito principal es proporcionar soporte de programación y registro. Además, otras funciones permiten hacer coincidir los requisitos de personal con la disponibilidad de personal para eventos. El sistema también realiza un seguimiento de los costos y gastos. Después del evento, el sistema produce informes para el personal administrativo. Los sistemas de información de gestión de eventos permiten a los planificadores utilizar procesos y tecnología para coordinar actividades que resultan en un evento bien dirigido.
Caracteristicas
Al utilizar software y hardware especializados para manipular la información y los datos utilizando procedimientos específicos, los sistemas de información de gestión de eventos proporcionan a los administradores de eventos la información que necesitan para mantener una ventaja comercial competitiva. Los sistemas de información de gestión de eventos ayudan a organizar actividades de entretenimiento, personales o corporativas. Los sistemas escalables le permiten planificar, comercializar y vender su evento. En otras palabras, no importa cuán grande o pequeña sea su conferencia, fiesta o feria comercial, utilizar un sistema de información de gestión de eventos lo ayudará a planificarlo y ejecutarlo.
Beneficios
La automatización del proceso de registro mediante un sistema de información de gestión de eventos reduce los errores y ahorra tiempo y dinero. La gestión de las donaciones en línea aumenta la probabilidad de contribuciones. Los mecanismos para producir boletines informativos y otras comunicaciones en línea proporcionan una forma de costo perdido (y amigable con el medio ambiente) para llegar a una amplia audiencia, aumentando la participación. En general, los sistemas de información de gestión de eventos le permiten agilizar las comunicaciones y reducir sus costos operativos.
Consideraciones
Utilice sus bases de datos para evaluar con precisión su audiencia para cada evento. Determine las estrategias de mercadeo apropiadas basadas en los resultados de sus eventos pasados. Realizar análisis de datos logísticos para determinar las áreas que necesitan mejoras operativas.
