El sistema de facturación es el corazón de las cuentas por cobrar del negocio. Las facturas se preparan en base a los productos o servicios vendidos. Los datos de la factura corresponden a diarios de ventas, registros de cuentas de clientes, saldos de cuentas por cobrar y registros de cuentas de efectivo, entre otros registros comerciales.
Electrónico y manual
Los sistemas de software utilizados para la facturación requieren que la pequeña empresa ingrese los datos iniciales antes de imprimir las facturas. Cada sistema exige diferentes variables y le preguntará al usuario sobre lo que se necesita. El sistema luego integrará electrónicamente los datos en las cuentas por cobrar. Por el contrario, al configurar un sistema manual, el propietario de una pequeña empresa o el contable decide qué se necesita y lo formula como parte del sistema de contabilidad en consecuencia. Independientemente de si la pequeña empresa proporciona servicios o vende productos, uno de los pasos preliminares para configurar un sistema de facturación es determinar qué incluir en la factura, además de elementos básicos como la información de contacto.
Sistema de numeración
Cada factura debe contener un número de identificación único basado en el orden cronológico de ventas o por número de cliente. De cualquier forma que elija el propietario de una pequeña empresa, estos números únicos se pueden usar para hacer referencia a una factura particular en el futuro.
Cuerpo de factura
Bajo la sección de descripción de la factura, el contador querrá agregar información detallada para que el cliente sepa exactamente qué documentos de la factura. Por ejemplo, una factura de servicio que simplemente indica "llamada de servicio" es demasiado imprecisa para que el cliente o la pequeña empresa la utilicen como referencia posterior. Sin embargo, si la descripción dice algo más específico, como "Filtros modificados, ventiladores limpios, encendido probado", tanto el cliente como el proveedor de servicios saben exactamente el trabajo realizado. Si el cargo es por servicio o por hora, este detalle debe incluirse en la descripción. Cuando la factura es por productos, incluya cantidades y precio por unidades. Esta información corresponde a las entradas en el diario de ventas.
Condiciones de crédito
Determine los términos de crédito que se ofrecerán a los clientes e incluya esto en la factura. Por ejemplo, si el pago se espera con prontitud, la factura debe llevar la notación "Neto a pagar". Durante el proceso de ventas, si se le dijo al cliente que tendría 30 días para pagar, incluya esto como la fecha de vencimiento en la factura.
Juntándolo todo
El sistema de facturación está completo cuando se ajusta al lugar adecuado en el proceso contable. Después de que se hayan preparado las facturas, es el momento de cobrar las cuentas por cobrar. Se envía una copia de cada factura al cliente y la empresa retiene una copia. El importe facturado se contabiliza en la cuenta del cliente en el diario de ventas. Cuando se recibe el pago, el monto se deduce de la cuenta del cliente en el diario de ventas y se agrega a la cuenta de efectivo del negocio. Al final del mes, el propietario de la pequeña empresa puede revisar las cuentas para anotar las facturas pendientes y la necesidad de realizar un seguimiento en la búsqueda de pagos, como enviar una segunda copia de la factura marcada como "vencida".
