Los registros de visitantes son útiles para empresas y oficinas privadas, sitios turísticos públicos y atracciones, así como para instituciones culturales y organizaciones sin fines de lucro. Mantener un registro de visitas puede proporcionar información crucial para la presentación de informes a los donantes de fondos y otras partes, así como para enfocar la programación y las ofertas futuras. Los registros de visitantes también son comunes en bodas y funerales, y se convierten en parte de los recuerdos de una familia.
Ubicación del libro de registro
Para que un registro de visitantes cumpla su propósito, debe ser fácilmente accesible para todos los visitantes. En un sitio interior, se puede colocar un registro de visitantes en el mostrador de recepción o en el mostrador de boletos. En un sitio al aire libre, el registro se puede encontrar en una cabina de información o en un quiosco cubierto cerca de la entrada.
Organización de bitácora
Además de una columna para los nombres de los visitantes, un registro de visitantes debe incluir columnas para la fecha y hora de llegada. Las columnas opcionales, basadas en la naturaleza del evento, pueden incluir la afiliación de los visitantes, información de contacto, comentarios y comentarios. También se debe proporcionar una pluma o un lápiz.
Mantener el libro de registro
Monitoree los registros de los visitantes con regularidad para garantizar un funcionamiento y una comodidad continuos Las revisiones de mantenimiento pueden incluir agregar páginas adicionales, reemplazar bolígrafos / lápices, asegurar que el libro de registro esté protegido de las condiciones climáticas (en lugares al aire libre) y reparar cualquier daño sufrido. Proporcione un encabezado breve para alertar a los visitantes sobre cómo se utilizará la información que proporcionen y las consideraciones de privacidad que esté observando, como no compartir o vender la información.
Análisis y seguimiento
Recopile datos de registro de visitantes a intervalos programados, para que los resultados se puedan consolidar en una base de datos y analizar. La información puede luego ser reportada a aquellos que financian a la organización y otras partes, así como para el desarrollo de futuros programas o eventos; Además, se pueden tomar medidas para iniciar el contacto con los asistentes que solicitaron comunicaciones de seguimiento.
