Una auditoría es un procedimiento formal que un oficial de auditoría realiza para ver cómo funciona una empresa y cómo puede mejorar. Existen diferentes tipos de auditorías, como el rendimiento y las finanzas, pero todas siguen el mismo procedimiento básico. El procedimiento generalmente se divide en cuatro secciones principales, que incluyen la planificación inicial, el trabajo de campo, los informes y el seguimiento con cierre.
Redacte y envíe una carta de notificación preliminar al cliente o departamento que está siendo auditado. Determine cuándo se llevará a cabo la auditoría, cuánto tiempo esperará, la asignación del oficial de auditoría si el oficial no es usted y una lista de verificación del tipo de datos que buscará y necesitará durante la auditoría.
Programar una reunión con los directivos de la empresa o departamento. Defina los objetivos y el alcance de la auditoría con los gerentes y descubra qué recursos están disponibles. Obtenga información detallada sobre los procesos de la compañía o departamento, también. Permita que los gerentes expresen cualquier inquietud que tengan sobre la auditoría o hagan preguntas.
Realizar una encuesta básica de la empresa o departamento. El propósito de la encuesta es complementar lo que aprendió en la reunión del gerente y ayudarlo a comprender mejor los objetivos, las operaciones y los mecanismos de control actuales de la empresa, como los procedimientos de autorización.Una variedad de datos, como el manual de la empresa y las declaraciones de los trabajadores, pueden ser útiles durante esta etapa.
Formular un plan básico de trabajo de campo basado en la información obtenida a través de la reunión y la encuesta. El plan de trabajo de campo describe cómo obtiene el resto de los datos que utilizará. Puede variar según los elementos, como la fuerza de los controles de la empresa.
Hable con los miembros del personal para recopilar documentos (estos varían según el tipo de auditoría específica que esté realizando) y obtenga su percepción de lo que está sucediendo en la empresa. Pregunte qué piensan que la compañía está haciendo bien y qué podría mejorarse y por qué.
Revise los documentos que recopiló de los miembros del personal. Compruebe si hay errores de entrada o información conflictiva. Verifique con los miembros del personal para ver si tienen una explicación adecuada para los errores o conflictos.
Verifique que la documentación y los procedimientos cumplan con la política de la compañía y otras regulaciones locales, estatales o federales.
Prueba los controles que tiene la empresa o departamento. Las pruebas solo significan que usted mira la documentación para transacciones específicas, generalmente en un lugar cercano a 24 a 36, más de cerca. Cuantos más errores o discrepancias encuentre en la documentación y en las entrevistas, más importante será esto. Si la documentación muestra inicialmente que los controles funcionan correctamente, es posible que no tenga que hacer mucho en este paso. Se dice que las auditorías que no prueban los controles siguen un enfoque sustantivo.
Formule algunas opiniones iniciales sobre la compañía o el departamento y cómo está operando o podría mejorar. Brinde retroalimentación a los gerentes de la compañía o departamento y pídales una respuesta por escrito a sus recomendaciones y conclusiones iniciales. La respuesta debe explicar cómo los gerentes intentan solucionar los problemas que ha aislado.
Cree un borrador de su informe de auditoría. El informe debe incluir información de antecedentes y describir el alcance de la auditoría. También debe mostrar lo que encontró y cuáles fueron sus recomendaciones basadas en esos hallazgos, así como copias o extractos de las respuestas de los gerentes.
Reúnase con los gerentes una vez más y discuta su informe aproximado. Proporcione copias y responda cualquier pregunta que los gerentes puedan tener. El objetivo de esta reunión es garantizar que los gerentes comprendan todo lo que has hecho y lo que deben hacer para mejorar.
Modifica y edita tu informe para crear un borrador final. El borrador final debe incluir los resultados de la reunión de revisión de auditoría. Distribuir el borrador final a los directivos.
Haga un seguimiento con el departamento o la compañía dentro de seis a 12 meses para averiguar si la compañía o el departamento ha realizado cambios para solucionar los problemas identificados durante la auditoría.
Escriba una carta formal a los gerentes indicando lo que aprendió durante el seguimiento y cualquier trabajo adicional que sea necesario. Si la compañía o el departamento ha cumplido con las expectativas, indíquelo en la carta e indique que, habiendo alcanzado los objetivos de la auditoría, está cerrando la auditoría.
Consejos
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Esté preparado para un poco de tensión durante el proceso de auditoría. La gente a menudo está nerviosa por los errores que puede encontrar, incluso si los errores son inocentes, porque demasiados errores pueden significar que sus trabajos están en la línea. Asegúreles que es su trabajo simplemente investigar, no dar ninguna recompensa o castigo. Siempre explique la razón exacta por la que solicita datos específicos para que los trabajadores comprendan su justificación.
