El Formulario 944 fue diseñado específicamente por el Servicio de Impuestos Internos para aliviar a las pequeñas empresas la necesidad de presentar sus declaraciones de impuestos de retención de empleados cada trimestre a través del Formulario 941. Ambos formularios se usan para informar las deducciones de impuestos federales, Medicare y Seguro Social que se retienen De los cheques de empleados. El empleador también está obligado a reportar sus contribuciones a Medicare y al Seguro Social. Una vez que se registre como empleador con el IRS, es muy difícil que califique para no presentar el Formulario 944, incluso si no tiene un solo empleado.
La idea es que el propietario de la pequeña empresa también debe declarar sus impuestos pero, como están presentando cantidades tan pequeñas, no tiene sentido en la práctica presentar sus impuestos más de una vez al año. Sería conveniente si pudieran resolverlo en solo una presentación anual.
Formulario 944 vs. 941
Tanto la Forma 941 como la Forma 944 son utilizadas por los empleadores para reportar los impuestos de empleo de sus empleados. Entonces, ¿cómo se ve la situación para el Formulario 944 vs. 941?
La principal diferencia entre los dos es que el Formulario 944 se presenta anualmente, en lugar de trimestralmente como el 941. Como empleador, no se le permite usar ambos formularios dentro del mismo año durante el mismo período. Puede utilizar uno u otro, lo que depende de sus circunstancias específicas. La mayoría de los empleadores prefieren presentar el Formulario 941, lo que significa que hacen su presentación trimestral. Solo cuando un empleador cumple con los requisitos, se les permite presentar el Formulario 944.
¿Quién usa el formulario 944?
El formulario 944 tiene un propósito específico y es para ayudar a los empleadores más pequeños a presentar sus impuestos de empleo anualmente, en lugar de trimestralmente. El IRS considera que un empleador es pequeño cuando sus pagos de impuestos por el impuesto al empleo no son más de $ 1,000 en un año. Sin embargo, hay algunos otros requisitos que debe cumplir para calificar para presentar el Formulario 944.
Notificación del IRS
Hay situaciones en las que el IRS notificará a un empleador que debe usar el Formulario 944 para presentar sus impuestos de empleo. Cuando eso sucede, el empleador está obligado a presentar el Formulario 944 para sus impuestos de empleo sobre una base anual. Esto se aplica incluso si el empleador prefiere utilizar el Formulario 941 para presentar sus impuestos de empleo.
A veces, un nuevo empleador prevé que razonablemente no pagará más de $ 1,000 en impuestos de empleo en su año inicial de negocios. Si ese es el caso, pueden presentar el Formulario 944 e indicar sus expectativas en las líneas 13 y 14 del Formulario SS-4 o SS-4PR al mismo tiempo que solicitan su EIN o número de identificación del empleador.
Si el empleador no proporciona esta información cuando solicitan su EIN, se espera que utilicen el Formulario 941 para presentar sus impuestos de empleo trimestralmente.
¿Quién presenta el formulario 944?
No importa si tenía un solo empleado o si tenía 10; siempre que haya empleados en el año, debe presentar el Formulario 944. Tampoco importa si los empleados ganaron muy poco dinero o mucho dinero ese año.
Sus requisitos de presentación se basarán en los salarios que pagó a sus empleados durante el año calendario. Es importante recordar esto, ya que hay situaciones en las que sus empleados pueden haber ganado salarios en el año anterior, pero usted los pagó en el año en curso. En consecuencia, sus requisitos de presentación se basarán en los salarios que pagó, independientemente del período en que se obtuvieron.
Por ejemplo, digamos que sus empleados trabajaron en una semana determinada pero que les pagaron una semana más tarde. Da la casualidad de que esta fue la semana que vio la transición de diciembre a enero. En enero, emitió la nómina para las horas trabajadas en diciembre. Deberá reportar todos los salarios que paga a sus empleados al IRS según el año calendario. Eso significa que debe presentar el Formulario 944 para todos los salarios de diciembre que se pagaron en enero.
Empleadores Sin Empleados
Es razonable preguntarse qué sucede cuando no tiene empleados. ¿Aún debe presentar el Formulario 944? ¿Debe presentar el Formulario 941? ¿Hay algún otro tipo de formulario que deba presentar? Hay cinco situaciones a considerar: negocios cerrados; no empleados cambio en la estructura empresarial; Vendí el negocio o fusioné el negocio. Cada escenario tiene diferentes reglas para la presentación.
Negocio cerrado o sin empleados
Si no tiene ningún empleado y no cree que vaya a contratar a nadie en el futuro, se espera que presente el Formulario 944 por última vez.
Si decide que desea cerrar su negocio, también debe presentar un Formulario 944 final.
En la página dos, parte tres del Formulario 944, se espera que marque la casilla e ingrese la fecha de su nómina final. También debe incluir una nota que informe al IRS de dónde obtendrán los registros de nómina y quién los retendrá. Esto es importante ya que el IRS necesita saber que pueden realizar un seguimiento de sus registros en cualquier momento, incluso después de cerrar su negocio. Por lo tanto, no debe dejar de presentar el Formulario 944.
Cambió su estructura legal de negocios
Digamos que su negocio comenzó como una sociedad y ahora desea convertirlo en un propietario único. En este caso, tendrá que solicitar un nuevo número de identificación de empleador. Y luego, puede presentar el Formulario 944. Sin embargo, tendrá que incluir una declaración en el formulario que indique la naturaleza del cambio en la estructura de su negocio, como el cambio de una sociedad a una empresa unipersonal. También deberá mencionar cuándo ocurrió el cambio y el nombre y la dirección de la persona que retiene sus registros de nómina.
Has vendido tu negocio
Si vende su negocio, la situación es similar a lo que sucede cuando está cerrando su negocio. Debe presentar un último Formulario 944 e informar todos los salarios que pagó a sus empleados antes de la venta del negocio. Cualquier salario que el empleador nuevo pague a los empleados después de la venta será responsabilidad de ese empleador informar.
Has fusionado tu negocio
La misma regla que se aplica a la venta de su empresa se aplica si fusiona su empresa con otra. Lo que estás haciendo efectivamente es terminar un negocio y comenzar otro. También se puede considerar un cambio en la estructura de su negocio, como cuando lo convierte de un propietario único a una sociedad.Debe presentar un último Formulario 944 e informar todos los salarios que pagó a sus empleados antes de que se produjera la fusión.
En cualquier circunstancia, debe recordar que el propósito del Formulario 944 es permitir al propietario de la pequeña empresa presentar sus impuestos de manera conveniente. Si paga más de $ 1,000 en impuestos en un año determinado y tiene varios empleados, no solo tiene más sentido presentar el Formulario 941, sino que también es obligatorio.
