De vez en cuando hay ocasiones en las que poder visualizar cómo se hace algo hace que sea más fácil de entender. Los diagramas de flujo del proceso identifican cada paso en un proceso en una forma escrita que es similar a un mapa. Los diagramas de flujo de proceso pueden ser especialmente útiles cuando las organizaciones desean optimizar el flujo de trabajo. El diagrama de flujo permite a los tomadores de decisiones identificar cada paso del proceso y también ver la interacción de los pasos. El diagrama de flujo de procesos es algo que se puede lograr en cualquier organización.
Artículos que necesitarás
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Espacio para reuniones
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Papel
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Lapices
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Pizarra blanca con marcadores
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Notas "Post it type"
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Software de procesamiento de textos
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Software de diagrama de flujo
Reúna a los miembros del equipo en un espacio de reunión tranquila. El espacio debe ser lo suficientemente grande para que los miembros del equipo se muevan, lo suficientemente aislado para que la discusión no afecte al resto de la oficina y tenga una pizarra blanca para mostrar el flujo del proceso tal como se discute. Cada miembro del equipo también debe tener papel / lápiz y notas de tipo "publíquelo".
Informar al equipo del proceso que se va a trazar. Haga que el equipo realice una lluvia de ideas sobre todos los pasos del proceso. Escribe los pasos en la pizarra. No se preocupe acerca de qué pasos vienen primero o último, simplemente escriba cada paso en el proceso. Cuando se enumeran todos los pasos del proceso, llegue a un consenso con el equipo de que cada paso se ha escrito. Escriba cada paso en una nota individual de tipo "publíquelo". Borrar el tablero blanco.
Decida qué paso comienza el proceso. Pega ese paso en el tablero en el extremo izquierdo. Decide qué paso termina el proceso. Pega ese paso en el lado derecho del tablero. Determine el segundo paso del proceso y colóquelo justo a la derecha del paso uno. Continúe este proceso con cada paso hasta que todos los pasos del proceso se coloquen en su orden secuencial desde el primer paso a la izquierda hasta el último paso a la derecha. Este proceso usualmente tomará algunos puntos de intercambio entre los miembros del equipo para llegar a un consenso.
Asigne los símbolos apropiados a cada paso del proceso. Se utiliza un símbolo ovalado al principio y al final del proceso. Escriba un óvalo sobre la nota de "tipo de post-it" en el primer y último paso del proceso. Cada acción posterior tomada se identifica con el cuadrado. Cada decisión se identifica con un diamante. Llegue a un consenso con cada miembro del equipo sobre qué tipo de símbolo corresponde a cada nota. Cuando termine, dibuje líneas de cada nota a la siguiente nota del proceso.
Analizar el diagrama de flujo. La mayoría de los procesos pueden hacerse más eficientes una vez que el proceso se puede ver en un gráfico. Compruebe si hay pasos duplicados o paros innecesarios en el flujo de trabajo, tales como aprobaciones del administrador o reescrituras innecesarias.
Utilice el software de procesamiento de textos o el software de diagramas de flujo para hacer una copia permanente del proceso de flujo de trabajo. Guarde el diagrama de flujo del proceso como punto de partida para futuras mejoras en el flujo del proceso.
