Los empleadores suelen incluir un talón de cheque o una declaración equivalente junto con el cheque de pago de cada empleado, ya sea en forma de un documento en papel o en línea para cheques de pago que se emiten mediante depósito directo. Los talonarios de cheques son documentos que pueden ser necesarios para cumplir con los requisitos gubernamentales de mantenimiento de registros. Incluso cuando retener los talonarios de cheques no es obligatorio, puede ser prudente hacerlo.
Requisitos de la FLSA
El gobierno federal no tiene una regla que obligue a los empleadores a emitir o retener talones de cheques. Los requisitos de la Ley de normas laborales justas proporcionan pautas para la documentación de la nómina. En general, la información de la nómina debe ser guardada para tres años. Si los talones de verificación se utilizan para registrar algunos de estos datos, también deben conservarse durante tres años. Los registros de nómina deben incluir:
- Nombre del empleado, dirección y número de seguro social.
- El género y la ocupación del empleado.
- La fecha de nacimiento de los trabajadores menores de 19 años.
- La fecha y hora de cada semana de trabajo comienza y termina. La fecha en que comienza el período de nómina es obligatoria si es diferente de la semana laboral.
- La fecha en que se le paga al empleado
- Horas diarias y semanales trabajadas.
- La tasa de pago del empleado.
- Salario regular, pago por tiempo extra y cualquier adición o deducción del pago del empleado.
Los empleadores deben mantener tarjetas de tiempo o el registro equivalente de tiempo trabajado durante dos años.
Requisitos adicionales de registro de nómina del gobierno
La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo dice que los empleadores deben mantener todos los registros de empleo, incluidos los talonarios de cheques y los registros de nómina, durante al menos un año. En el caso de que un empleado presente una queja ante la EEOC, los registros deben conservarse hasta un año después de la resolución final del asunto por parte de la EEOC o un año después de que se resuelva cualquier demanda.
Los estados pueden imponer requisitos adicionales de mantenimiento de registros. Por ejemplo, la Comisión de la Fuerza Laboral de Texas dice que los empleadores deben proporcionar a los trabajadores un talón de cheque o un documento equivalente que enumere todos los datos utilizados para preparar un cheque de pago. Los registros de nómina deben mantenerse para cuatro años para cumplir con las normas de mantenimiento de registros de compensación por desempleo de Texas.
Pautas de registros del empleador
Una empresa u organización produce cheques y talones de cheques por una variedad de razones. El Servicio de Impuestos Internos recomienda que compruebe los talones y los registros bancarios que sirven como documentos de respaldo a efectos fiscales se mantendrá por el período de limitaciones. Por ejemplo, el período de limitaciones para las declaraciones de impuestos es de seis años. Nolo.com sugiere que las empresas guarden los talones de los cheques y los registros financieros durante al menos siete años.
