Las políticas son reglas, principios y pautas que la administración de una organización adopta para alcanzar sus objetivos a largo plazo, de acuerdo con el sitio web businessdirectory.com. Ellos dan forma a todas las decisiones y actividades importantes. Los procedimientos son los pasos que llevan a cabo los empleados en las operaciones diarias para garantizar que lo que hacen refleje y respalde las políticas existentes. Cuando se siguen fielmente, las políticas y los procedimientos bien escritos promueven la eficiencia, la eficacia y la coherencia al tiempo que mantienen la filosofía o la "visión" de la organización.
Orientación de arriba hacia abajo
Las políticas definen y proporcionan orientación sobre cómo alcanzar las metas, estrategias y objetivos de una empresa, de acuerdo con AME Info, un sitio web de información empresarial de Oriente Medio. "Las políticas identifican las actividades clave y proporcionan una estrategia general para los tomadores de decisiones sobre cómo manejar los problemas a medida que surjan", agrega AME. Las políticas describen opciones y comportamientos aceptables e inaceptables y establecen un contexto y límites dentro de los cuales desarrollar procedimientos. Por ejemplo Una política de no discriminar a cualquier solicitante de empleo por motivos de raza, sexo, edad o país de origen ayuda al departamento de recursos humanos a desarrollar procedimientos para garantizar que todos los candidatos reciban un trato igualitario.
Herramienta de administracion
Los procedimientos explican las obligaciones laborales de los empleados e indican el alcance de sus responsabilidades. Esta guía ayuda a evitar que los empleados interfieran entre sí o sobrepasen su terreno, lo que puede llevar a errores y malentendidos. También son conjuntos de instrucciones que los empleados siguen para garantizar que realicen tareas específicas de manera exhaustiva y coherente. Seguir un conjunto de procedimientos bien escritos ayuda a los empleados a aprender y hacer muchos o todos los aspectos de sus trabajos de forma independiente, lo que reduce la necesidad de que los gerentes intervengan con frecuencia o de microgestión. Un ejemplo de los procedimientos serían los pasos que un empleado toma para arreglar la reparación de una máquina rota. Estos podrían incluir: organizar una evaluación experta de daños, obtener la aprobación para la compra de piezas y mano de obra necesarias, identificar un proveedor adecuado y coordinar el pago de los productos o servicios prestados.
Consistencia
Las políticas y procedimientos establecidos aseguran que la forma de hacer negocios de la organización no se desvíe o se deteriore con el tiempo, incluso si los líderes clave u otros empleados se van. Están diseñados para la organización y el trabajo, no para un empleado específico. Al seguirlos, incluso el empleado más nuevo puede aprender rápidamente sobre cómo funciona la organización y por qué, qué se espera de cualquier persona en ese puesto y qué implica el trabajo. Sin embargo, los gerentes deben revisar y actualizar las políticas y los procedimientos periódicamente para reflejar los cambios organizacionales intencionales, dice Gene Levine, un consultor de administración de negocios, en el sitio web de Gene Levine Associates.
Responsabilidad
El tener políticas y procedimientos bien establecidos puede ayudar a una compañía a refutar las acusaciones de violaciones legales o reglamentarias que los empleados o clientes pueden presentar en su contra, señala Levine. Por supuesto, brindan pruebas de intención, pero deben ir acompañadas de esfuerzos genuinos para cumplir con las normas federales, estatales y locales. Los gerentes que insisten en y verifican el cumplimiento de las leyes y regulaciones en toda la organización pueden ayudar a prevenir la aplicación de la ley por parte de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional, el Departamento de Trabajo, la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo, el Servicio de Impuestos Internos o los departamentos de salud locales, por ejemplo. Esto también puede ayudar a evitar las demandas legales.
