Los faxes son documentos clave en muchas industrias porque proporcionan un facsímil legal de una firma. Por ejemplo, sirven como documentación legal en la industria de importación y exportación, donde las partes a menudo se ubican a miles de kilómetros de distancia. Un aspecto negativo de los faxes es que pueden perderse o enviarse fácilmente al lugar equivocado, a menos que proporcionen instrucciones específicas a los destinatarios. Aquí es donde entra una hoja de portada de fax. Las hojas de portada de fax pueden ir desde instrucciones escritas a mano en un papel en blanco hasta formularios diseñados profesionalmente con el logotipo de la empresa, espacios detallados para los nombres, números de teléfono, casillas de verificación para detalles básicos y un lugar para escribir instrucciones. Crear su propia portada de fax gratis es un proceso simple.
Fuentes gratis de hojas de cubierta de fax
Verifique su software de procesamiento de textos para ver si tiene plantillas gratuitas de hojas de portada de fax, que puede encontrar buscando plantillas en su computadora. Por ejemplo, Microsoft Word proporciona plantillas (ver Recursos). Las plantillas de Microsoft, cuando se abren, se pueden guardar en su computadora si usa Microsoft Word.
Haga su propia portada de fax utilizando su programa de procesamiento de textos y siguiendo un formato básico.
Escribe tu propia portada de fax si no tienes una computadora a mano. Esto hace el trabajo, pero no tiene el atractivo profesional de una portada diseñada digitalmente.
Formato de una portada de fax
Coloque la palabra "Fax" o "Hoja de portada de transmisión de fax" en letras grandes en la parte superior de la hoja. Esto lo identifica como la portada, separado del documento que está enviando.
Justifique a la izquierda los siguientes encabezados en este orden, saltándose una línea entre cada uno: "Fecha:", "Desde:", "Teléfono del remitente:" y "Número de fax devuelto:" Identifican la fuente del fax para que se pueda ver fácilmente. Si el destinatario lo está esperando. También contienen la información de contacto necesaria del remitente.
Omita dos o tres líneas y continúe con estos encabezados: "Para:", "Número de fax:" y "Número de teléfono:" La identificación del destinatario garantiza que el fax llegue al destino correcto. Al ingresar el número de fax del destinatario, es más fácil ingresar el número correcto en la máquina de fax sin llevar notas. Tener el número de teléfono de contacto del destinatario permite al remitente realizar una llamada rápida para confirmar que se ha recibido el fax o si está dañado durante la transmisión.
Omita un par de líneas y agregue un encabezado que diga "Número de páginas, incluida la portada:" Indicar que el número de páginas incluye la portada elimina la confusión.
Omita dos o tres líneas y escriba el encabezado "Asunto:" Aquí es donde el remitente puede explicar brevemente el documento adjunto.
Coloque el encabezado "Notas:" debajo de "Asunto" para que el remitente pueda escribir instrucciones tales como "Entregar de inmediato a la Sra. Jones" o "Llámeme cuando reciba esto" o "Por favor verifique esto, firme y envíe el fax".
Consejos
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La claridad es la cualidad más importante de una portada de fax. Anule los encabezados si está creando la hoja en un programa de procesamiento de textos. Si está escribiendo la hoja a mano, imprima claramente y subraye los encabezados.
