Contabilizar el dinero es fundamental para operar un negocio. Controlar el flujo de efectivo en su empresa de la forma más simple significa registrar las transacciones básicas de depósitos y retiros y preparar un saldo de cuenta. Una forma es crear impresiones de hojas de trabajo que se puedan completar y conservar en sus archivos. Aquí hay algunos pasos para lograr esto usando Microsoft Office.
Artículos que necesitarás
-
Computadora
-
Microsoft Office Suite 2007
-
Impresora
-
Papel para imprimir
Prepare una hoja de trabajo de depósito
Abra una nueva hoja de cálculo de Microsoft Excel y enumere la siguiente información en tres columnas.
En la parte superior de la página, resalte las dos primeras celdas en la primera fila y haga clic en "Combinar y centrar" en la pestaña "Inicio" en las secciones "Alineación". Esto fusionará ambas celdas en la columna uno y dos juntas. Escriba 'Nombre de la organización'. Pase a la siguiente celda en la primera fila y escriba 'Cuenta #'
Combine las dos primeras celdas en la segunda fila y luego escriba "Persona responsable". Pase a la siguiente celda en la segunda fila y escriba "Fecha".
Coloque el cursor en la primera celda de la tercera fila y escriba "Verificaciones". Pase a la siguiente celda y escriba "Cantidad". Pase a la siguiente celda y escriba "Total". Luego, coloque el cursor en la primera celda de la siguiente fila y escriba 'Verificar #'. Luego pase a la siguiente celda y la tercera celda. En la celda, escriba un signo igual. Sin embargo, si lo hace, Excel pensará que está a punto de escribir una fórmula, por lo que deberá formatear correctamente la celda para interpretar la entrada como una entrada general y no como una fórmula. En la pestaña 'Inicio' debajo de la sección 'Números', ubique el cuadro desplegable que dice 'General'. Haga clic en la flecha desplegable y seleccione 'Texto'. A continuación, escriba el signo igual.
Copie la fila para crear espacio para enumerar varias verificaciones en la hoja de trabajo. Resalte esas tres celdas. Excel formará un borde alrededor de las tres celdas y aparecerá un pequeño cuadro en la esquina inferior derecha de la tercera celda. Coloque el cursor en el cuadro pequeño y arrastre para expandir el tablero hacia abajo ocho o diez filas.
Coloque el cursor en la primera celda de la siguiente fila en blanco y escriba "Billetes de dólar". Pase a la siguiente celda y escriba 'Tally'. Pestaña a la siguiente celda y escribe "Total".
Escriba lo siguiente en la primera y tercera celda de las siguientes seis filas.
Billetes de dólar
Unos ($ 1)
Fives ($ 5)
Decenas ($ 10)
Twentys ($ 20)
Cincuenta ($ 50)
Cientos ($ 100)
Total x 1.00 = x 5.00 = x 10.00 = x 20.00 = x 50.00 = x 100.00 =
Coloque el cursor en la primera celda de la siguiente fila en blanco y escriba "Monedas". Pase a la siguiente celda y escriba 'Tally'. Pase a la siguiente celda y escriba "Total".
Escriba lo siguiente en la primera y tercera celda para las siguientes cuatro filas.
Monedas
Penique ($ 0.01)
Níqueles ($ 0.05)
Dimes ($ 0.10)
Cuartos ($ 0.25)
Total x 0.01 = x 0.05 = x 0.10 = x 0.25 =
Combine las dos primeras celdas de la siguiente fila en blanco y escriba "Depósito total". Deje la siguiente celda en blanco para completar la información. Use la función 'Boarders' de la pestaña 'Home' para crear líneas de cuadrícula alrededor del texto. Realice las ediciones finales y luego guarde e imprima. Haga varias copias del formulario para uso futuro o complete el formulario en pantalla e imprima para sus registros.
Prepare una hoja de trabajo de retiro
Abra una nueva hoja de cálculo de Microsoft Excel y enumere la siguiente información en cuatro columnas. La primera columna debe enumerar los títulos de información requeridos y la segunda columna debe dejarse en blanco para completar la información. Es posible que desee agregar o eliminar algunos títulos para personalizarlos según las necesidades individuales de su empresa.
Resalte las dos primeras celdas en la parte superior de la página en la primera fila y haga clic en 'Combinar y centrar' en la pestaña 'Inicio' en las secciones 'Alineación'. Esto fusionará ambas celdas en la columna uno y dos juntas. Escriba "Nombre de la organización '. Pase a la siguiente celda en la primera fila y escriba 'Cuenta #'
Combine las primeras dos celdas de la segunda fila y luego escriba "Persona responsable". Pase a la siguiente celda en la segunda fila y escriba "Fecha".
Coloque el cursor en la primera celda de la tercera fila y escriba "Fecha". Luego pase a la siguiente celda y escriba "Razón". Luego pase a la siguiente celda y escriba 'Cantidad'.
Deje varias filas en blanco para múltiples entradas. Actualice esta hoja de trabajo a medida que se efectúen retiros de efectivo. Decida si sumará estos retiros de forma diaria, semanal, mensual o incluso trimestral. Cuando haya terminado con sus entradas para el período de tiempo que ha seleccionado, combine las tres primeras celdas de la siguiente fila en blanco y escriba "Total de retiros". Deje la siguiente celda en blanco para completar la información. Use la función 'Boarders' de la pestaña 'Home' para crear líneas de cuadrícula alrededor del texto.
Haga las ediciones finales y luego guarde. Rellene el formulario en pantalla e imprima para sus registros.
Hoja de Balance
Abra una nueva hoja de cálculo de Microsoft Excel y enumere la siguiente información en cuatro columnas.
En la parte superior de la página, resalte las dos primeras celdas en la primera fila y haga clic en "Combinar y centrar" en la pestaña "Inicio" en las secciones "Alineación". Esto fusionará ambas celdas en la columna uno y dos juntas. Luego escribe "Nombre de la Organización". Pase a la siguiente celda en la primera fila y escriba 'Cuenta #'
Combine las primeras dos celdas de la segunda fila y luego escriba "Persona responsable". Pase a la siguiente celda en la segunda fila y escriba "Fecha".
Combine las tres primeras celdas de la siguiente fila en blanco y escriba "Saldo de la cuenta inicial". Deje la cuarta celda en blanco para completar la cantidad.
Combine las tres primeras celdas de la siguiente fila en blanco y escriba "Ingresos". Deje la cuarta celda en blanco para completar la cantidad. En la segunda celda de las siguientes filas, escriba todos los títulos de fuente de ingresos que su empresa recibe. Deja la tercera celda en blanco. Llene las cantidades en la cuarta celda.
Combine las tres primeras celdas de la siguiente fila en blanco y escriba "Ingresos totales". Deje la cuarta celda en blanco para completar la cantidad total.
Combine las tres primeras celdas de la siguiente fila en blanco y escriba "Pasivos". Deja las celdas en blanco. En la segunda celda de la siguiente fila en blanco, escriba "Gastos". En la tercera celda de las siguientes filas, enumere todos los gastos de su empresa. Esto incluiría cosas como alquiler, teléfono y suministros. Deje la cuarta celda en blanco para completar la cantidad.
Combine las tres primeras celdas de la siguiente fila en blanco y escriba "Gastos totales". Deje la cuarta celda en blanco para completar la cantidad total.
Escriba 'Cuentas por pagar' en la segunda celda de la siguiente fila en blanco. En la tercera celda de las siguientes filas, indique todos los nombres de proveedores o contratistas a los que paga por productos o servicios. Esto incluiría cosas como tarifas por servicios de proveedores como un CPA, una empresa de marketing o tal vez materiales de construcción. Deje la cuarta celda en blanco para completar la cantidad.
Combine las tres primeras celdas de la siguiente fila en blanco y escriba 'Total Payables'. Deje la cuarta celda en blanco para completar la cantidad total.
Escriba 'Retiros' en la segunda celda de la siguiente fila en blanco. En la tercera celda de las siguientes filas, enumere todas las razones por las que ha retirado dinero de la cuenta. Consulte la hoja de cálculo de retiros para obtener un registro preciso. Deje la cuarta celda en blanco para completar la cantidad.
Combine las tres primeras celdas de la siguiente fila en blanco y escriba "Total de retiros". Deje la cuarta celda en blanco para completar la cantidad total.
Combine las tres primeras celdas de la siguiente fila en blanco y escriba 'Total Payables'. Deje la cuarta celda en blanco para completar la cantidad total.
Saldo restante: sume el saldo restante y los ingresos totales juntos. Luego reste los gastos totales, cuentas por pagar y retiros. El resultado es su saldo restante.
Use la función 'Boarders' de la pestaña 'Home' para crear líneas de cuadrícula alrededor del texto. Haga las ediciones finales y luego guarde. Rellene el formulario en pantalla e imprima para sus registros.
Consejos
-
Use una máquina sumadora de 10 teclas para calcular el total de todos los cheques que recibe. Debes hacer una copia de la cinta añadida. Guarde la copia para la hoja de trabajo al finalizar.
Guarde las hojas de trabajo después de haber ingresado su información para que pueda guardarlas hasta que esté listo para imprimir y archivar. También podría ser inteligente retener una hoja de cálculo de trabajo para la copia de seguridad.
Siempre registre una razón para los retiros de efectivo para que pueda contabilizar la reducción de efectivo en la cuenta.
Puede ser beneficioso comprar una caja fuerte o una caja fuerte que se puede mantener en la oficina entre los depósitos.
Advertencia
Las hojas de cálculo pueden generar varias páginas, por lo que es posible que tenga que ajustar el formato para lograr la apariencia de la hoja de cálculo que desea.
