Cuando dirige un negocio, es importante tener una comprensión clara del balance de su empresa. El seguro prepago, por ejemplo, se incluirá en Activos. Representa las primas de seguro que se han pagado por adelantado. Dado que el costo de la cobertura se extiende a lo largo de varios años, puede crear confusión. Por esta razón, muchos contadores utilizan hojas de trabajo para realizar un seguimiento de estos números y evitar errores en el balance de los gastos prepagos.
¿Qué es el seguro prepago?
Algunas empresas optan por pagar las primas de seguro por adelantado, como para el próximo año. Los dueños de negocios a menudo eligen esta opción porque les permite obtener ahorros. Lo mismo ocurre con la mayoría de los gastos prepagos, como el alquiler. Por ejemplo, si paga el alquiler de su oficina por adelantado, puede recibir un descuento o calificar para deducciones comerciales adicionales.
Cuando el seguro se paga con anticipación, la cantidad generalmente se registra en el balance general de la compañía. En este caso, su contador creará una entrada de diario de renta prepaga que incluye:
- Cuenta de alquiler prepago (como débito)
- Efectivo (como crédito)
Inicialmente, el alquiler prepago o el seguro se registrarán como un activo. A medida que caduque, se registrará como un gasto.
Cómo funciona la contabilidad de prepago
El seguro prepago se registra como un activo corriente ya que no se consumirá hasta un período futuro. Si ha pagado con varios años de anticipación, se considera un activo a largo plazo. A medida que la cobertura se "consume" cada mes o cada período contable, se trasladará gradualmente a la entrada de diario de gastos prepagos. Básicamente, ya no se considerará un activo, sino un gasto.
La mayoría de los contadores prefieren no registrar los pequeños gastos en el balance de gastos prepagados, ya que son difíciles de rastrear con el tiempo. En su lugar, cobran los saldos restantes una vez que alcanzan un cierto nivel mínimo o al final de cada período contable.
Grabación en una hoja de balance
Dado que los gastos prepagados aún no se incurren, se registran como activos. Su contador creará una entrada de ajuste para estos gastos para moverlos de la sección Activos a Gastos. El seguro prepagado y el alquiler prepago, por ejemplo, entran en esta categoría.
También puede pagar por adelantado la electricidad o los suministros de oficina y registrarlos como activos. A medida que utiliza estos servicios, debe transferirlos a la hoja de balance de gastos prepagados. Los estados financieros de su empresa no se verán afectados por el asiento inicial del diario para los gastos pagados por anticipado.
Ejemplo de seguro prepago
Widgets de Wilson emplea a 10 personas. Su compañía de seguros les da un descuento por pagar sus primas por adelantado. Pague temprano y el costo es de $ 1,000 / año. Esto les ahorra $ 300 por empleado anualmente, por lo que Wilson paga la factura de $ 10,000 cada año fiscal. A principios de año, Wilson registra $ 10,000 como un activo corriente. Cada mes, mueve $ 834, o 1/12 del total, a la entrada de diario de gastos prepagados y elimina la misma cantidad de la columna de activos actuales.
