Crear una lista de inventario de los artículos en una oficina puede ser importante en caso de robo, incendio o desastre natural. Sin una lista, tendría que confiar en su memoria para tener en cuenta los contenidos de una oficina. Una copia de la lista debe almacenarse fuera del sitio y actualizarse a medida que se compran o retiran los muebles y equipo de oficina. Opcionalmente, puede complementar una lista de inventario con dibujos o fotografías que muestren la ubicación de los objetos clave en cada habitación.
Muebles y accesorios
Una lista de muebles de oficina y accesorios de habitación incluye escritorios, sillas, lámparas, botes de basura, archivadores e incluso tratamientos de ventanas. Los elementos decorativos no deben pasarse por alto, como cuadros o pinturas, piezas para colgar en la pared, plantas, figuras decorativas y espejos. Revise los estantes que conforman una biblioteca de oficina. Algunos libros de referencia pueden ser relativamente caros y se debe tener en cuenta su valor.
Sistemas informaticos
El corazón de la mayoría de las oficinas hoy en día es uno o más sistemas informáticos. Los sistemas se componen de la caja de la computadora principal (CPU), monitores, impresoras, escáneres, parlantes, teclados, ratones y todos los cables de conexión asociados. Graba cualquier ordenador portátil. Los elementos adicionales incluyen los suministros de batería de respaldo ininterrumpidos y los sistemas de video-proyección. Un inventario de oficina que también enumera el precio de compra y la fecha de compra de cada artículo, ya sea muebles o computadoras, permite utilizar la lista para determinar la cantidad de cobertura necesaria para asegurar el contenido de la oficina. El registro del precio de compra y la fecha también es útil para completar las declaraciones del impuesto sobre la renta, ya que las computadoras y otros equipos de oficina pueden depreciarse durante varios años, y su precio y fecha de compra son necesarios en este cálculo. Incluir software de computadora en la lista, también.
Equipo de comunicaciones
Las oficinas suelen utilizar equipos electrónicos para las comunicaciones, además del correo electrónico a través de una computadora. La lista de inventario de la oficina debe incluir máquinas de copia y fax, teléfonos, máquinas de dictado e intercomunicadores. Los módems y enrutadores de banda ancha se utilizan para conectar computadoras y VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) a los servicios de comunicación. Tener una lista que incluya los números de serie de todos los dispositivos electrónicos e informáticos será valiosa en caso de robo.
Suministros
Los "suministros" de oficina se consideran artículos que se utilizan en el curso de los negocios y se deben reponer periódicamente. En esta categoría se incluyen papel para fotocopiadoras e impresoras, cuadernos y cuadernos, almohadillas rayadas, agendas y calendarios, tinta y tóner para impresoras y máquinas de fax, bolígrafos y lápices, marcadores, sujetapapeles, bolsas de basura, sobres y similares. Un paseo por una tienda de suministros de oficina o un vistazo rápido a su armario de suministros le recordará cualquier artículo de tipo de suministro adicional. Los programas de software están disponibles para ayudar a administrar y rastrear el inventario de la oficina y pueden brindar alertas cuando los suministros se están agotando y se deben reordenar.
