Las empresas tienen dos ciclos comerciales principales: el ciclo de ingresos y el ciclo de gastos. Las cuentas por pagar de ciclo completo son parte del ciclo mayor de compras y gastos. Consiste en la gama completa de actividades contables necesarias para completar una compra una vez que se haya realizado el pedido y se haya recibido el producto o servicio. El ciclo completo de cuentas por pagar implica la conciliación de documentos, la aprobación de facturas, la emisión de cheques y el registro de pagos.
Consejos
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Las cuentas por pagar de ciclo completo pueden referirse al proceso completo de recepción, verificación y pago de una factura, o al puesto de trabajo que conlleva la responsabilidad de todo el proceso.
El ciclo de las cuentas por pagar
Hay tres documentos principales involucrados en el proceso de cuentas por pagar: una orden de compra, un informe de recepción y una factura del proveedor.
- Cuando la empresa esté lista para realizar una compra, un departamento de compras le enviará un orden de compra a un vendedor Este documento detalla la mercadería solicitada, el precio y la cantidad. La orden de compra hace que el vendedor envíe las mercancías.
- Una vez que la empresa recibe los bienes, el departamento de recepción completará un recibiendo el reporte. Este informe documenta los bienes exactos contenidos en el envío. Si el envío contiene algún artículo dañado, el empleado lo anota en el informe.
- El vendedor envía un factura del proveedor Solicitando el pago de los bienes o servicios prestados. Este documento se envía a las cuentas por pagar y activa el proceso de pago.
Procedimientos de cuentas por pagar
Una empresa de cuentas bien administrada establece procedimientos cuidadosamente definidos para guiar el proceso de cuentas por pagar, a fin de prevenir errores y detectarlos cuando ocurren. Los mismos procedimientos también pueden disuadir y detectar falsificaciones deliberadas, y proporcionar una pista de auditoría para su uso posterior en el caso de que una discrepancia pase sin ser detectada. Esos procedimientos varían entre las empresas y los departamentos, pero generalmente siguen un patrón similar:
- Después de recibir la factura del proveedor, el equipo de cuentas por pagar realiza una partido de tres vías comparando la información de la orden de compra con las del informe de recepción y la factura del proveedor, para garantizar que la información sea coherente.
- Si las cuentas por pagar pueden verificar que los bienes en la factura del proveedor fueron ordenados y recibidos por la compañía, el se aprueba factura para el procesamiento de pagos. Esto se hace a través de un vale, firma o sello.
- Si hay discrepancias, por ejemplo, si la cantidad recibida no coincide con la cantidad pedida y la factura, o si el producto no es exactamente como se solicitó, las cuentas por cobrar intentarán localizar el origen del problema. seguimiento según sea necesario con el departamento de recepción, el proveedor o el usuario final que realizó el pedido.
- En las grandes empresas, el pago real es procesado por el departamento de tesorería. Sin embargo, Las cuentas por pagar son responsables de emitir los pagos. En la mayoría de las pequeñas empresas. Después de que se haya avalado una factura, las cuentas por pagar envían la documentación avalada junto con un cheque a un firmante de cheques de la compañía.
- Después de que el firmante del cheque aprueba y firma, las cuentas por pagar envían por correo el cheque y marca la factura como pagada En el sistema contable.
Funciones de las cuentas por pagar de ciclo completo
Las descripciones de trabajo de las cuentas por pagar a menudo también se etiquetan como "ciclo completo". Esto significa que el empleado de cuentas por pagar es responsable de cada parte del proceso de pago, a diferencia de especializarse en una o más áreas específicas. Las responsabilidades potenciales pueden incluir la comparación de tres vías, la revisión de los informes de gastos para la exactitud, la aplicación de descuentos de pago y la emisión de pagos a los proveedores.
Cuando se publican estas posiciones, el departamento de recursos humanos o el gerente responsable de la contratación generalmente intentarán crear preguntas de la entrevista de cuentas por pagar que evalúen con precisión la familiaridad de un solicitante con todo el proceso e identifiquen cualquier debilidad o área de inexperiencia.
